Compliance

Für Covivio ist Compliance, d.h. die uneingeschränkte Beachtung der geltenden Gesetze und betrieblichen Regelungen, Bestandteil der Unternehmenskultur und des täglichen Entscheidens und Handels aller im Unternehmen. Nur so können wir als verlässliche und vertrauenswürdige Partnerin handeln und als solche wahrgenommen werden.

Um dies sicherzustellen, wurde als ein Baustein zur Risikoprävention in der Covivio Gruppe ein Compliance Management System aufgebaut, welches insbesondere unternehmensinterne Vorgaben und Regelungen wie einen Ethik- und Datenschutzkodex sowie diesen konkretisierende Guidelines zum Thema Geldwäsche, Whistleblowing (geschütztes Hinweisgebersystem, um auf Verstöße aufmerksam zu machen), Lobbying/Spenden und Datenschutz beinhaltet.

Durch die Überwachung dieser Regeln schützen wir Rechte und Interessen von Mieter:innen, Geschäftspartner:innen und Mitarbeiter:innen.

Die folgenden Kernpunkte haben dabei oberste Priorität:

• Die Einhaltung aller geltenden, für unsere Tätigkeit maßgeblichen Gesetze und sonstigen rechtlichen Bestimmungen
• Die Gewährleistung von Vertraulichkeit und Vermeidung von Interessenkonflikten
• Die Bekämpfung von Korruption, missbräuchlicher Einflussnahme, Insidergeschäften, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und Steuerhinterziehung
• Die Achtung von Mensch und Umwelt

Hierzu enthalten unsere unternehmensinternen Regelwerke klare Vorgaben unter anderem bezüglich des Gewährens und Annehmens von Geschenken und sonstigen materiellen Vorteilen von/an Geschäftspartner:innen, Spenden/Sponsorings, private Investitionen und Beauftragung von Geschäftspartner:innen, Beauftragung nahestehender Personen, Umgang mit Geschäftsgeheimnissen und sonstigen vertraulichen Informationen sowie personenbezogenen Daten.

Die Verantwortung für die Implementierung des Compliance Management Systems und insbesondere den Aufbau und Betrieb der Compliance Organisation in Deutschland liegt beim Vorstand der Covivio Immobilien SE und der Geschäftsführung der Covivio Office Holding GmbH, den Obergesellschaften der Covivio Gruppe in Deutschland. Diese werden von dem/r Compliance Beauftragten unterstützt, der/die sich mit dem Compliance Committee abstimmt und auf die Unterstützung der Abteilungen Internal Audit/Internal Control (Innenrevision) und Legal Corporate (Recht) zurückgreifen kann. Zudem gibt es ein Team von Kolleg:innen in den verschiedenen Fachbereichen und Gesellschaften, die erste Ansprechpartner:innen für Compliance Themen für ihre jeweiligen Kolleg:innen vor Ort sind. Der Aufsichtsrat der Covivio Immobilien SE hat die Verantwortung, das eingerichtete Compliance Management System zu überwachen.

Das Compliance Management System sieht vor, dass im Rahmen revisorischer Prüfungen verstärkt in allen Bereichen und Gesellschaften der Covivio Gruppe auf die Einhaltung der geltenden anwendbaren Gesetze und sonstigen rechtlichen Bestimmungen sowie der unternehmensinternen Vorgaben geachtet wird. Ergänzend werden die Führungskräfte und die Mitarbeiter:innen regelmäßig über die einschlägigen Vorschriften und die Compliance Organisation informiert und geschult. Sämtliche Informationen und unternehmensinternen Regelwerke sind ihnen jederzeit über das Covivio-interne Intranet zugänglich.

Um von möglichen Verstößen gegen geltende Gesetze und sonstige rechtliche Bestimmungen oder gegen die unternehmensinternen Vorgaben und Regelungen möglichst frühzeitig zu erfahren und entsprechende Überprüfungen einleiten zu können, haben die Gesellschaften der deutschen Covivio Gruppe unter Berücksichtigung der diesbezüglichen rechtlichen Vorgaben ein Hinweisgebersystem eingerichtet und das Vorgehen im Zusammenhang mit Meldungen in einer Whistleblowing-Guideline festgelegt. Die Guideline ist für alle Beschäftigten jederzeit über das Covivio-interne Intranet abrufbar und im Rahmen der regelmäßigen Compliance Schulung der Mitarbeitenden werden diese über das bestehende Hinweisgebersystem informiert.

Vorstand und Geschäftsführung der Gesellschaften der Covivio Gruppe bitten und ermutigen alle Mitarbeiter:innen und Geschäftspartner:innen wie z.B. Kund:innen, Zulieferer:innen, Dienstleister:innen ausdrücklich, sich gegen jede Form von Compliance-Verstößen (insbesondere Verstöße im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes) auszusprechen und diese zu melden.

Hierfür kann insbesondere das über nachfolgenden Link erreichbare elektronische Hinweisgeber-Portal der Covivio in Deutschland genutzt werden.

Zum Hinweisgeber Portal

Hierüber können Meldungen nicht nur abgesetzt werden (auch anonym), sondern ebenso mit der internen Meldestelle der Covivio in Deutschland auf vertraulichem Wege kommuniziert werden (auch bei anonymer Meldung) – vorausgesetzt, der/die Meldende nutzt die Möglichkeit der Einrichtung des über das Portal bereitgestellten „sicheren Postfachs“.

Eingehende Meldungen werden von der bei Covivio in Deutschland eingerichteten internen Meldestelle bearbeitet. Diese besteht aus der/dem Compliance-Beauftragten der Covivio in Deutschland und der/dem Leiter/in Internal Audit/Internal Control der Covivio SA, der börsennotierten Obergesellschaft der europäischen Covivio Gruppe. Die interne Meldestelle betreibt und überwacht die unabhängige Aufklärung und garantiert die Wahrung der Vertraulichkeit sowie die Einhaltung des Ethikkodex, der gesetzlichen und internen Verfahrensregeln. Sollte ein/e Meldende/r mit dieser zentralen Bearbeitung seiner/ihrer Meldung nicht einverstanden sein und stattdessen eine Aufklärung unmittelbar durch die vom Hinweis betroffene Covivio Gesellschaft selbst wünschen, so kann dies in der Meldung ausdrücklich unter Nennung der betroffenen Covivio Gesellschaft angegeben werden. Die Meldung wird dann an diese Covivio Gesellschaft zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet.

Hinweisgeber:innen (und diese unterstützende Personen), die zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatten, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen, genießen besonderen Schutz. Insbesondere wird ihre Identität streng vertraulich behandelt und sie sind vor Repressalien (als Reaktion auf die Meldung) geschützt.

Für die Aufklärung des gemeldeten Sachverhaltes kann es hilfreich sein, wenn wir zum/r Meldenden Kontakt aufnehmen können. Wir empfehlen daher die Nutzung unseres elektronischen Hinweisgeber-Portals und die Einrichtung des darüber bereitgestellten „sicheren Postfachs“.

Wenn es uns möglich ist, über das „sichere Postfach“ oder anderweitig zum/r Meldenden Kontakt aufzunehmen, werden wir den Erhalt der Meldung möglichst schon innerhalb von 72 Stunden, spätestens aber innerhalb von sieben Tagen nach Meldungseingang bestätigen und den/die Meldende/n auch innerhalb von drei Monaten nach Eingangsbestätigung eine Rückmeldung bezüglich der geplanten sowie bereits ergriffenen Folgemaßnahmen geben.