Datenschutz

Datenschutz­­erklärung Webseite

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die  Covivio SE und der mit ihr verbundenen Unternehmen (im Folgenden Covivio) sowie Ihrer diesbezüglich bestehenden Datenschutzrechte nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem  Bundesdatenschutzgesetz (im Folgenden „BDSG“).

Die Covivio-Gruppe umfasst alle die nach § 15 AktG mit der Covivio SE verbundenen Unternehmen; insbesondere die Covivio Immobilen GmbH, die Covivio Office Holding GmbH und die Acopio Facility GmbH & Co. KG.

Die Unternehmen der Covivio-Gruppe können ihre Leistungen und Services alleinverantwortlich oder in sog. gemeinsamer Verantwortlichkeit (Art. 26 DSGVO) zusammen mit anderen Unternehmen erbringen. Ferner können die Unternehmen der Gruppe als Auftraggeber oder Auftragnehmer einer Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) tätig sein.

Sollten Sie Fragen zum Inhalt der Datenschutzerklärung haben, können Sie sich jederzeit an die folgende Adresse wenden:

datenschutz@covivio.immo

Da Gesetzesänderungen oder Änderungen unserer unternehmensinternen Prozesse eine Anpassung dieser Datenschutzerklärung erforderlich machen können, möchten wir Sie bitten, diese Datenschutzerklärung regelmäßig durchzulesen.

§ 1 Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen Ihrer Nutzung des Internetangebots der Covivio, welches unter der Domain www.covivio.immo sowie den verschiedenen Subdomains und einzelnen Seiten (im Folgenden zusammenfassend „Webseite“ genannt) abrufbar ist. Zudem wenn Sie Mieter, Untermieter, Interessent, Erwerber und/oder Kaufinteressent sowie Geschäftspartner der Covivio sind.

§ 2 Definitionen

Im Folgenden definieren wir zum besseren Verständnis die dieser Datenschutzerklärung zugrunde liegenden Begriffe.

Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger; die Verarbeitung dieser Daten durch die genannten Behörden erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften gemäß den Zwecken der Verarbeitung.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann. So können etwa Name, Kontaktdaten, Bankdaten oder auch Nutzerverhalten ein personenbezogenes Datum sein.

Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden.

Gemeinsam verantwortliche Stellen sind zwei oder mehr Verantwortliche i.S.d. Art. 26 DSGVO, die gemeinsam die Zwecke der und die Mittel zur Verarbeitung personenbezogener Daten festlegen. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten für Mietinteressenten und Mieter legen etwa die Covivio Immobilien GmbH und die jeweilige Eigentümergesellschaft der Covivio-Gruppe gemeinsam die Mittel und Zwecke fest und sind somit gemeinsam Verantwortliche.

Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Betroffene Person im Sinne dieser Datenschutzinformationen sind zum Beispiel Interessenten, wenn diese sich z.B. auf unseren Webseiten über die Covivio und unsere Angebote und Services informieren und Besichtigungstermine mit uns vereinbaren. Ab dem Zeitpunkt, in dem ein Mietvertrag gegengezeichnet entgegengenommen wird, ist eine betroffene Person Mieter. (Zukünftiger) Untermieter ist eine betroffene Person, wenn ein Bestandsmieter einen Antrag bei der Covivio auf Untervermietung stellt, in dem  als Untermieter angegeben werden. (Miet-)Bürge sind betroffene Personen ab dem Zeitpunkt, in dem sie die Bürgschaft für einen bestehenden Mietvertrag übernommen haben. Käufer oder Verkäufer sind Kauf- und Verkaufsinteressenten ab dem Zeitpunkt, in dem diese beim Notar den Vertrag über Kauf oder Verkauf einer Immobilie mit einem Unternehmen der Covivio-Gruppe gegengezeichnet haben. Geschäftspartner sind aktuelle und künftige Vertragspartner, die als Nachunternehmer, Handwerker oder Dienstleister Lieferungen und Leistungen (z. B. Handwerks- und Gebäudeleistungen, Bauleistungen) gegenüber den Unternehmen der Covivio-Gruppe erbringen und die Covivio bei Verwaltung und Bewirtschaftung des Bestandes und bei der Leistungserbringung gegenüber Mietern und Kunden unterstützen.

§ 3 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte ohne Ihre Einwilligung findet, ausgenommen der im Rahmen dieser Datenschutzerklärung dargestellten Fälle,  nicht statt, es sei denn, dass wir gesetzlich zur Herausgabe dieser Daten verpflichtet sind oder dass wir zur Durchsetzung unserer Forderungen zur Berufsverschwiegenheit verpflichtete Dritte einschalten.

Im Einzelnen verarbeiten wir folgende Daten:

1. Besuch der Webseite

Je nachdem, welche der Funktionen oder Leistungen unserer Webseite Sie in Anspruch nehmen, ist es erforderlich, personenbezogene Daten von Ihnen zu nutzen.
Im Folgenden führen wir die Zwecke der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie die erforderlichen Rechtsgrundlagen auf. Eine Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, die über die in dieser Datenschutzerklärung genannten Nutzungsarten hinausgeht, findet nicht statt.

Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie nicht verpflichtet sind, uns ihre personenbezogenen Daten über unsere Website zur Verfügung zu stellen. Die Bereitstellung Ihrer Daten über unsere Website ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben noch für einen Vertragsschluss erforderlich. Die Nichtbereitstellung der Daten kann allerdings dazu führen, dass Sie gewisse Funktionen/Leistungen auf unserer Webseite nicht nutzen können.
Bei jedem Zugriff auf unsere Webseite und bei jedem Abruf einer Datei werden über diesen Vorgang automatisch Daten in einer Protokolldatei gespeichert. Diese sind:

• die Information, welche Seiten aufgerufen wurden, die Verweildauer auf den einzelnen Seiten, die Ausstiegsseite (d.h., die Stelle, an der die Webseite verlassen wurde),
• die Suchbegriffe und die Suchmaschine, die Sie zu www.covivio.immo weitergeleitet haben,
• die Bildschirmauflösung,
• der Browser,
• das Betriebssystem,
• das Land, aus dem der Zugriff erfolgt ist,
• die Information, ob und wann (Datum und Uhrzeit) Downloads vorgenommen wurden,
• Datum und Uhrzeit des Abrufs.

Die Speicherung dient ausschließlich internen systembezogenen und statistischen Zwecken und ist zur statistischen Erfassung der Nutzung und zur Optimierung unserer Webseite sowie zur Gewährleistung der Datensicherheit und des reibungslosen Betriebs der hierfür genutzten IT-Systeme erforderlich. Die Speicherung der Daten und Informationen erfolgt unter der Datenhoheit der Covivio auf dem Server ihres externen IT-Dienstleisters/Webhosting-Providers in Deutschland auf Grundlage überwiegender Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO und soweit es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z.B. § 257 HGB oder § 147 AO) erforderlich ist.

2. Kontaktformular „Wohnungswunsch“

Wir bieten ein Kontaktformular an, über das Sie uns Ihren Wohnungswunsch mitteilen können. Bei diesem Vorgang werden die folgenden Daten gespeichert, wobei die mit * gekennzeichneten Angaben Pflichtangaben sind:

• Anrede
• Vorname
• Nachname*
• E-Mail-Adresse*

Wir erheben diese Daten, um Ihnen zu Ihrem Wohnungswunsch Informationen über in Betracht kommende Mietobjekte zu übermitteln. Diese Daten werden bei der Covivio Immobilien GmbH in Oberhausen und bei unserem Partner, der Immosolve GmbH, gespeichert. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

3. Kontaktformular „Immobilien Schnellsuche“

Bei der Immobilien Schnellsuche haben Sie die Möglichkeit, sich potentielle Immobilien, die auf ein bestimmtes Gebiet, den Preis, die Größe und die Zimmeranzahl eingegrenzt werden, anzeigen zu lassen. Hierbei erheben wir folgende Daten:

• Ort der in Frage kommenden Wohnung
• Preis von €- bis €
• Größe von m² – bis m²
• Zimmeranzahl

Wir erheben diese Daten, um Ihnen die Suche nach Immobilien in unserem Portfolio zu erleichtern und um Ihnen einen schnellen Überblick aller für Sie nach den von Ihnen eingegebenen Kriterien in Frage kommenden Wohnungen zu verschaffen. Personenbezogene Daten werden in diesem Zusammenhang nicht erhoben.
Die Immobiliensuche nach Mietobjekten wird uns von der Immosolve GmbH zur Verfügung gestellt und in unsere Website eingebunden. Für die Suche nach Verkaufsobjekten wird der Dienst von Immobilienscout24 genutzt und in unsere Website eingebunden.

4. Covivio-Kundenportal

Sie haben die Möglichkeit, sich als Bestandsmieter in unserem Online-Kundenportal zu registrieren. Die Registrierung und die Nutzung des Covivio-Kundenportals erfordert auch die Angabe personenbezogener Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen die Funktionen unseres Online-Portals anzubieten und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO).
Wir benötigen eine gültige Mietvertragsnummer, Ihren Vertragsbeginn sowie Ihren Vor- und Nachnamen, wenn Sie sich auf unserer Homepage für das Kundenportal registrieren.
Für die Registrierung verwenden wir das sog. „Double-Opt-in-Verfahren“. Sie werden aufgefordert, eine E-Mail-Adresse sowie ein Kennwort einzugeben.
Sobald Sie die Eingabemaske befüllt haben, erhalten Sie von uns eine E-Mail zu Ihrer Registrierung mit einem Link. Erst wenn Sie diesen Link anklicken und dadurch Ihre Registrierung bestätigen, ist Ihre Registrierung abgeschlossen.
Erfolgt die Bestätigung nicht innerhalb von 24 Stunden nach Anforderung der Bestätigungsmail, wird der Registrierungsvorgang abgebrochen und Ihre bereitgestellten personenbezogenen Daten nicht verarbeitet, sondern automatisch gelöscht.
Im Rahmen der Nutzung des Kundenportals können weitere personenbezogenen Daten verarbeitet werden wie Bestandsdaten (z.B. Namen, Adressen), Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummern), Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben, Fotografien, Videos), Vertragsdaten (z.B. Vertragsgegenstand, Laufzeit) sowie Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-IDs, IP-Adressen).

a) Mein Covivio

Nach Ihrer Registrierung können Sie unter „Mein Covivio“ Ihre Daten einsehen, ändern und ergänzen. Pflichtangaben sind entsprechend gekennzeichnet. Darüber hinaus können Sie weitere, freiwillige Angaben machen. Nach manueller Prüfung durch Ihren zuständigen Kundenbetreuer werden Ihre Vertragsdaten abschließend geändert. Die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

b) Covivio kontaktieren

Sie haben die Möglichkeit uns unter „Covivio kontaktieren“ einen Schaden zu melden. Jede Schadensmeldung kann mit einem Freitext und Bildern versehen werden, damit wir schnellstmöglich Ihr Anliegen bearbeiten können. Sofern Sie dies nutzen, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, welche von Ihnen zur Registrierung zum Covivio Kundenportal bereitgestellt wurden, sowie den Inhalt der Anfrage zum Zweck der Beantwortung Ihrer Anfrage. Ihre Daten werden, soweit erforderlich, zur schnellen Bearbeitung Ihrer Meldung von uns an entsprechende Handwerksbetriebe weitergegeben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

c) Formular- /Dokumentencenter

Über das Kundenportal können Sie Standardformulare und Anträge anfordern, die Ihnen dann innerhalb des Kundenportals zur Verfügung gestellt werden, beispielsweise

• Nebenkostenabrechnung
• Belege für die Nebenkostenabrechnung
• Wohnungsgeberbescheinigung
• Mietbescheinigung
• Mieterkontoauszug
• Mietschuldenfreiheitsbestätigung
• Mietvertrag SEPA – Lastschriftmandat
• Antrag Genehmigung Hundehaltung
• Antrag Genehmigung Schlüsselanfertigung
• Antrag Genehmigung Einbau Zusatzschlosses an der WE Tür
• Antrag Untervermietung
• Antrag Einbau Laminat/Parkett
• Sonstiges/Freitext

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt, je nach Anfrage, zum Zweck der Vertragsdurchführung oder gegebenenfalls -abwicklung mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. Sofern Sie uns im Rahmen Ihre Anfrage Gesundheitsdaten übermitteln, verarbeiten wir diese personenbezogenen Daten nur und insoweit dies für die Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlich ist und Sie uns hierfür Ihre ausdrückliche Einwilligung i.S.v. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO erteilt haben.

d) Status meiner Meldungen

Sie haben die Möglichkeit, sich über den Bearbeitungsstatus Ihrer Schadensmeldungen, Ihrer Anfragen und Dokumentenanforderungen zu informieren.

5. Covivio-App

Als Bestandsmieter haben Sie die Möglichkeit, sich unsere Covivio-App herunterzuladen, sich dort zu registrieren und so in den Genuss verschiedener Services im Rahmen Ihres Mietverhältnisses zu gelangen. Die Registrierung und Nutzung unserer App erfordert die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten. Die entsprechenden Datenschutzhinweise unserer Covivio-App erhalten Sie im Rahmen des Registrierungsprozesses innerhalb der Covivio-App zur Kenntnis.

6. Kontaktformular „Kontakt“

Sofern Sie weiteren Kontakt als Mieter oder Besucher mit uns aufnehmen möchten, haben Sie die Möglichkeit über ein Kontaktformular mit uns in Verbindung zu treten. Hierbei werden folgende Daten abgefragt, wobei die mit * gekennzeichneten Angaben Pflichtangaben sind:

• Anliegen im „Drop-Down-Menü“ (sonstige Anfragen, Fragen zu Betriebskosten, Fragen zur Mietzahlung, Mietanpassung, Kaufinteressent, Mietinteressent)
• Vorname*
• Nachname*
• Kundennummer (bei bestehenden Mietern mit Bezug auf die Anliegen: „Betriebskosten, Mietzahlung, Mietanpassungen“)*
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse*
• Nachricht (als Freitext)*

Wir verwenden die Daten, um Ihre Anfrage serviceorientiert zu beantworten und Kontakt mit Ihnen aufzunehmen. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

7. Terminvereinbarung über Microsoft Bookings

Wir verwenden für die Online-Terminvereinbarung den Dienst Microsoft Bookings (Teil von Microsoft 365) des Anbieters Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18 D18 P521 (im Folgenden: „Microsoft“).
Mit der Software ist die Buchung eines Termins mit einem Mitarbeiter der Covivio Immobilien GmbH möglich. Die Verbindung zu dem Dienst wird nur hergestellt, wenn Sie über einen Link bzw. eine Schaltfläche auf unserer Webseite die Online-Buchungs-Funktion aufrufen. Für die Terminvereinbarung werden Ihre Eingaben im Terminvereinbarungs-Formular, Ihre IP-Adresse, die von Ihnen aufgerufene Seite sowie der Zugriffszeitpunkt und Ihre Browserkonfiguration an Microsoft übertragen. Weitergehende Informationen zum Umgang mit Ihren Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten in Bezug auf den Dienst „Microsoft Bookings“ ist die Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe a) DSGVO.
Wir weisen darauf hin, dass Sie nicht verpflichtet sind, Microsoft Bookings zur Vereinbarung eines Termins zu nutzen. Wenn Sie den Dienst nicht nutzen möchten, nutzen Sie bitte eine andere der angebotenen Kontaktmöglichkeiten zur Terminvereinbarung.

8. Handwerkermarkt „für unsere Geschäftspartner“

Im Rahmen unseres Angebots „Handwerkermarkt“ können Sie sich als Handwerker bei uns bewerben, Angebote abgeben oder uns Ihre Absage zu einem Angebot online zukommen lassen.

a) Bewerbung für Handwerker
Wenn Sie an unserem Handwerkermarkt teilnehmen möchten, können Sie sich als Handwerksbetrieb für eine Zusammenarbeit bewerben, indem Sie unser Online-Formular „Bewerbung für Handwerker“ nutzen. Hierbei fragen wir von Ihnen (neben anderen Daten) die folgenden personenbezogenen Daten ab, wobei die mit * gekennzeichneten Angaben Pflichtangaben sind:

• Ansprechpartner*
• Straße, Hausnummer*
• PLZ/Ort*
• Telefon*
• Telefax
• E-Mail*
• Internet
• Zertifizierungen

Wir erheben diese personenbezogenen Daten zur schnellen Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Die Verarbeitung und Nutzung der uns mit der Bewerbung übermittelten personenbezogenen Daten erfolgt insbesondere auch zur Prüfung der Eignung der Qualifikation des Handwerkers / des Handwerksbetriebes auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) und lit. f) DSGVO und soweit es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z.B. § 257 HGB oder § 147 AO) erforderlich ist.

b) Angebotsabgabe
Wenn Sie ein Angebot zu einer unserer Ausschreibungen abgeben möchten, können Sie unser Online-Formular „Angebotsabgabe“ nutzen. Hierbei fragen wir von Ihnen (neben anderen Daten) die folgenden personenbezogenen Daten ab, wobei die mit * gekennzeichneten Angaben Pflichtangaben sind:

• Ansprechpartner*
• E-Mail

Wir erheben diese personenbezogenen Daten zur Abwicklung des Angebotsverfahrens. Die Verarbeitung und Nutzung der uns mit Ihrem Angebot übermittelten personenbezogenen Daten erfolgen insbesondere auch zur Prüfung Ihres Angebots und als erforderliche vorvertragliche Maßnahmen zu einem möglichen Vertragsschluss mit Ihrem Unternehmen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO und soweit es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z.B. § 257 HGB oder § 147 AO) erforderlich ist.

c) Absagen
Falls Sie als Handwerksbetrieb bereits mit uns zusammenarbeiten und an einer Ausschreibung nicht teilnehmen möchten, können Sie uns Ihre Absage über das Online-Formular „Absagen“ zukommen lassen. Hierbei fragen wir von Ihnen (neben anderen Daten) die folgenden personenbezogenen Daten ab, wobei die mit * gekennzeichneten Angaben Pflichtangaben sind:

• Ansprechpartner*
• E-Mail

Wir erheben diese personenbezogenen Daten zur Abwicklung Ihrer Absage. Die Verarbeitung und Nutzung der uns mit Ihrer Absage übermittelten personenbezogenen Daten erfolgt insbesondere auch zur Prüfung Ihrer Absage und im Rahmen der Durchführung erforderlicher vorvertraglicher Maßnahmen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO und soweit es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z.B. § 257 HGB oder § 147 AO) erforderlich ist.

9. Online-Bewerbung

Wenn Sie sich bei uns auf eine Arbeitsstelle bewerben möchte, können Sie sich unter https://karriere.covivio.immo/ über die Karrieremöglichkeiten bei der Covivio informieren. Detaillierte Informationen zum Datenschutz in diesem Zusammenhang finden Sie hier: www.covivio.immo/datenschutz/#karriere

10. Mietvertrag

Ohne die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist der Abschluss, die Durchführung und die Abwicklung Ihres Mietvertrages nicht möglich.
Neben der Verarbeitung Ihrer Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrages auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO sowie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO verarbeiten wir Ihre Daten, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

a) Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann beispielsweise zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs erforderlich sein, zur Einholung von Auskünften zur Bonitätsabfrage sowie Datenaustausch mit Auskunfteien, zur Steuerung und Kontrolle durch verbundene Unternehmen der Covivio-Gruppe bzw. der entsprechenden Aufsichtsgremien oder Kontrollinstanzen (z.B. Revision), zur Abrechnung der Nebenkosten, zur kaufmännischen Verwaltung und Beauftragung von Dritten als Erfüllungsgehilfen (z.B. für Reparaturen, Wartung, Instandhaltung, Sanierung, Modernisierung (insbesondere auch Modernisierung auf Mieterwunsch, Beantragung von Baukostenzuschüssen bei der Pflegekasse), Notfall-Sofortmaßnahmen, zur Durchführung und ggf. Abwicklung des Mietvertrages bei Verletzung Ihrer mietvertraglichen Pflichten, zur Beitreibung von Forderungen durch unser Forderungsmanagement und gegebenenfalls ein Inkasso-/ oder Factoring-Unternehmen, zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten durch Rechtsanwälte, zur Abwicklung von Versicherungsfällen (etwa Gebäudeversicherung, Sachversicherung), zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten (ggf. auch durch Videoüberwachung), zur Gewährleistung der Gebäude- und Anlagensicherheit, zur Ausübung von Informationspflichten im Rahmen von Auskunftsersuchen Dritter (z.B. Behörden, Versorger und Netzbetreiber), auch zur Nachweisbarkeit von Aufträgen und sonstigen Vereinbarungen, zur internen Auswertung zur Analyse des Immobilienmarktes sowie der Nachfragesituation, zur Risikoprüfung (Due-Diligence) bei Unternehmenstransaktionen. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) und lit. c) DSGVO sowie um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

b) Wir bieten Ihnen verschiedene digitale Services an, z.B. die Mobile Wohnungsübergabe und Wohnungsabnahme. Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ist ebenfalls die Erfüllung eines Vertrages auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. Wenn Sie sich telefonisch oder schriftlich an unseren Kundenservice wenden, verarbeiten wir ebenfalls Ihre personenbezogenen Daten. Die Verarbeitung richtet sich nach dem Gegenstand Ihrer Anfrage. Um Ihre Anfrage schnellstmöglich und zu Ihrer Zufriedenheit bearbeiten zu können, greifen wir auf personenbezogene Daten zurück, die im Rahmen von anderen Datenverarbeitungen in unseren Systemen gespeichert worden sind (z.B. Daten, die Sie bei Vereinbarung eines Besichtigungstermins mit uns oder bei Abschluss eines Mietvertrags mit uns oder bei einem vorangegangenen Kundenkontakt angegeben haben). Übermitteln Sie uns im Rahmen Ihrer Anfrage Gesundheitsdaten, verarbeiten wir diese ausschließlich nur zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind je nach Anfrage, Vertragsanbahnung, -durchführung oder gegebenenfalls -abwicklung mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO), Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen Ihnen gegenüber (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse, Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

c) Im Rahmen des Vertriebs unserer Immobilien verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Vorbereitung, den Abschluss und die Durchführung des Kaufvertrages auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO sowie aufgrund unseres berechtigten Interesses an dem Vertrieb unserer Immobilen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

d) Personenbezogene Daten unserer werbenden Bestandsmieter sowie der potentiellen zukünftigen Mieter im Rahmen der Aktion „Mieter werben Mieter“ verarbeiten wir aufgrund unseres berechtigten Interesses Marketingmaßnahmen durchzuführen und geeignete Nachmieter für unsere Objekte zu finden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO sowie zum Zwecke der Anbahnung eines Mietvertrags mit dem Interessenten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

e) Wir führen Kundenumfragen durch, um die Zufriedenheit unserer Kunden zu ermitteln und zu fördern mit dem Zweck, unsere Services nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen auszurichten und zu verbessern. Nehmen Sie an einer solchen Kundenumfrage teil, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

f) Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, ggf. der Alters- und Identitätsprüfung, der Prävention von Betrug und Geldwäsche, zur Verhinderung, Bekämpfung und Aufklärung der Terrorismusfinanzierung und vermögensgefährdenden Straftaten, zur Erfüllung gesetzlicher, behördlicher bzw. handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs- oder Kontroll- und Meldepflichten (wie z.B. der Legionellen-Untersuchung), zur Wahrung der gesetzlich verpflichtenden Mietpreisüberprüfung (gesetzeskonforme Erhebung der Miete, Überprüfung der Belegung der Immobilie gemäß den gesetzlichen Vorgaben), aufgrund von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, der Strafverfolgung oder der Durchsetzung rechtlicher Ansprüche sowie zur Wahrung gesetzlicher Pflichten aus dem Bundesmeldegesetz und dem Wohnungsbindungsgesetz. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen i. V. m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

g) In Einzelfällen kann eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auch aufgrund Ihrer freiwillig erteilen Einwilligung erfolgen, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Wir informieren Sie über die Zwecke und über die Konsequenzen der Nichterteilung oder eines Widerrufs der Einwilligung gesondert jeweils in deren Text. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen und bleiben rechtmäßig. Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

§ 5 Datenschutz von Kindern

Der Schutz von Kindern im Internet ist für Covivio selbstverständlich und besonders erstrebenswert. Covivio rät aus diesem Grunde allen Eltern und Aufsichtspersonen, Ihre Kinder zu einem verantwortungsbewussten Umgang mit personenbezogenen Daten im Internet anzuhalten. Ohne Zustimmung der Eltern oder der Aufsichtspersonen sollten Kinder keine personenbezogenen Daten an Covivio bzw. über das Internet übermitteln.

§ 6 Einsatz von Cookies

Wir setzen sog. “Cookies” ein. Cookies sind kleine Textdateien, die im Rahmen Ihres Besuchs unserer Webseite von unserem Webserver an Ihren Browser gesandt und von diesem auf Ihrem Endgerät für einen späteren Abruf vorgehalten werden. Wir setzen nur sog. Session-Cookies (auch als „temporäre Cookies“ bezeichnet) ein, also solche, die ausschließlich für die Dauer Ihrer Nutzung einer unserer Webseiten zwischengespeichert werden. Die eingesetzten Cookies dienen insbesondere dazu, die Nutzungshäufigkeit und die Anzahl der Nutzer unserer Webseiten zu ermitteln und Ihre Endgeräte während eines Besuchs unserer Webseite oder beim Wechsel von einer unserer Webseiten zu einer anderen unserer Webseiten weiterhin zu identifizieren und das Ende Ihres Besuchs feststellen zu können. So erfahren wir, welchen Bereich unserer Webseite und welche anderen Webseiten unsere Benutzer besucht haben.

a) Wir verwenden das Webanalysetool Matomo. Dabei handelt es sich um eine Open-Source- Software, die zur Auswertung der Zugriffe auf die Webseite der Covivio eingesetzt wird. Matomo verwendet Cookies. Hierbei wird Ihre IP-Adresse sofort nach Ihrer Verarbeitung durch Maskierung der letzten beiden IP-Blocks anonymisiert. Es wird nur Ihre anonymisierte IP-Adresse gespeichert.
Diese Nutzungsdaten lassen jedoch keine Rückschlüsse auf den Benutzer zu. Sämtliche dieser anonymisiert erhobenen Nutzungsdaten werden nicht mit Ihren personenbezogenen Daten nach § 2 dieser Datenschutzerklärung zusammengeführt und umgehend nach Ende der statistischen Auswertung gelöscht. Nach Beendigung der Session, d.h. sobald Sie Ihre Browsersitzung beenden, werden zudem die Cookies auf Ihrem Endgerät gelöscht.

Die meisten Browser sind so voreingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Sie können das Speichern von Cookies deaktivieren oder Ihren Browser so einstellen, dass er Sie benachrichtigt, bevor Cookies gespeichert werden. Nutzer, die Cookies nicht akzeptieren, können auf bestimmte Bereiche unserer Webseite eventuell nicht zugreifen.
Sie können sich hier entscheiden, ob in Ihrem Browser ein eindeutiger Webanalyse-Cookie abgelegt werden darf, um Covivio als dem Betreiber der Webseite die Erfassung und Analyse verschiedener statistischer Daten zu ermöglichen. Wenn Sie sich dagegen entscheiden möchten, klicken Sie bitten den folgenden Link an, um den Matomo-Deaktivierungs-Cookie in Ihrem Browser abzulegen. Ihr Besuch dieser Website wird aktuell von der Matomo Webanalyse erfasst. Klicken Sie hier, damit Ihr Besuch nicht mehr erfasst wird.

Sie haben die Möglichkeit zu verhindern, dass von Ihnen hier getätigte Aktionen analysiert und verknüpft werden. Dies wird Ihre Privatsphäre schützen, aber wird auch den Besitzer daran hindern, aus Ihren Aktionen zu lernen und die Bedienbarkeit für Sie und andere Benutzer zu verbessern.

 Ihr Besuch dieser Webseite wird aktuell von der Matomo Webanalyse erfasst. Diese Checkbox abwählen für Opt-Out.

b) Wir nutzen Darstellung von Geo-Daten den Open-Source-Karten-Dienst „OpenStreetMaps“ (auch „OSM“ genannt) der Firma OpenStreetMap Foundation, 132 Maney Hill Road, Sutton Coldfield, West Midlands, B72 1JU, United Kingdom. OSM dient dazu, eine interaktive Karte auf unserer Webseite anzubieten, die Ihnen zeigt, wie Sie uns finden und erreichen können. Dieser Dienst ermöglicht es uns, unsere Webseite ansprechend darzustellen, indem Kartenmaterial von einem externen Server geladen wird.

Folgende Daten werden bei der Darstellung an die Server von OSM übertragen: Diejenige unserer Internetseiten, die Sie besucht haben und die IP-Adresse Ihres Endgerätes. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten in Bezug auf den Dienst „OSM“ ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Das berechtigte Interesse ergibt sich aus unserem Bedarf an einer ansprechenden Darstellung unseres Online-Angebots und der leichten Auffindbarkeit der auf unserer Homepage angegebenen Orte.

Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von OSM: https://wiki.osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy

§ 7 Herkunft und Kategorien von Daten, die wir nicht unmittelbar von Ihnen erhalten

Wir verarbeiten personenbezogenen Daten, die wir von anderen Unternehmen oder von sonstigen Dritten (z.B. Auskunfteien) zulässigerweise erhalten haben, sofern dies für die Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie z.B. Telefonverzeichnissen, Melderegistern, Schuldnerverzeichnissen, Grundbüchern, Presse, Internet und anderen Medien) zulässigerweise gewonnen, erhalten oder erworben haben und verarbeiten dürfen. Dies umfasst insbesondere Datenkategorien wie Kontaktdaten (z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Angaben zur Person (z.B. Geburtsdaten, Beruf/Branche), Meldedaten, Information über Ihre finanzielle Situation (Bonitätsdaten, wie Daten zur Beurteilungen des wirtschaftlichen Risikos) und vergleichbare Daten.

§ 8 Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte

Die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nach Maßgabe der Regelungen dieses § 8, soweit nicht abweichende Regelung an anderer Stelle in dieser Datenschutzerklärung enthalten sind. Eine Übermittlung erfolgt nur, soweit dies für die Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke erforderlich ist oder Sie in eine Weitergabe Ihrer Daten eingewilligt haben.

1) Ihre personenbezogenen Daten werden von uns im Rahmen eines arbeitsteiligen Prozesses innerhalb unseres Konzerns zur Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung Ihres Mietvertrages oder eines Kaufvertrages innerhalb der Covivio Gruppe und an von der Covivio Gruppe beauftragte Dritte übermittelt. Die Übermittlung kann insbesondere bei Erfassung von Verbrauchsdaten bereits vom jeweiligen Zähler unmittelbar per Funk erfolgen. Insbesondere leiten wir die Daten konzernintern zur Erstellung und Prüfung der Nebenkostenabrechnung weiter, sofern die vertragliche Leistung in Verbindung mit unseren Mietverträgen erbracht und im Rahmen der Nebenkostenabrechnung auf Mietpartien umgelegt wird.

2) Zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bedienen wir uns in Teilen externer Property Manager, deren wesentliche Aufgabe die technische und kaufmännische Verwaltung der Immobilie ist, innerhalb welcher sich Ihr Mietobjekt befindet. Hierzu zählen auch mit der Beratung oder Instandhaltung unserer Objekte betraute Dritte (z.B. Handwerker und sonstige Dienstleister im Rahmen der Schadensbeseitigung und/oder Gefahrenabwehr) oder mit der Unterstützung unserer Geschäftsprozesse (z.B. Wartungsunternehmen, Messdienste, Entsorgungsdienstleister, Finanzdienstleister und IT-Dienstleister) beauftragte Dienstleister, Banken und Sparkassen sowie externe Makler, Architekten und Sachverständige zur Durchführung von Objektbesichtigungen im Rahmen unseres Vermietungsprozesses und im laufenden Vertragsverhältnis auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

3) Spezialisierte Unternehmen bzw. Bereiche unserer Unternehmensgruppe nehmen bestimmte Datenverarbeitungsaufgaben (z.B. IT-Dienstleistungen, den Kundenservice oder Dienstleistungen im Zusammenhang mit Recht, Steuern und Revision) für die in der Covivio-Gruppe verbunden Unternehmen zentral wahr. Sofern und soweit hierfür erforderlich, erhalten diese Unternehmen der Covivio-Gruppe Deutschland zur Erbringung dieser Dienstleistungen im Rahmen der oben genannten Zwecke Ihre personenbezogenen Daten. Die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a), lit. b), lit. c) oder lit. f) DSGVO.

4) Bei Objektverkäufen übermitteln wir nach Abschluss des Kaufvertrages die Mieterakten sowie den aktuellen Stand der Mietsicherheiten des entsprechenden Objektes an den Käufer. Möglicherweise übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten auch an Makler und Notare. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO, damit wir unseren rechtlichen Pflichten gegenüber den Käufern bei Verkauf unserer Objekte nachkommen können sowie zur Wahrung unseres berechtigten Interesses am Verkauf unserer Mietobjekte und der Durchführung der hierfür erforderlichen Maßnahmen aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

5) Darüber hinaus kann die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO erfolgen, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger oder Strafverfolgungsbehörden). Zudem aufgrund unseres berechtigten Interesses im Rahmen eines Auskunftsersuchens an Behörden, Versorger und Netzbetreiber bei Vorliegen hinreichender Voraussetzungen aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

6) Bei Pflichtverletzungen im Rahmen des Mietvertrages und daraus resultierender Rechtsstreitigkeiten kann eine Weiterleitung an Auskunfteien, möglicherweise an externe Inkassodienstleister und externe Rechtsanwälte erfolgen. Zudem trotz erfolgter Mahnungen bei kündigungsrelevanten Mietzinsrückständen an soziale und/oder gemeinnützige Organisationen und Dienststellen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO zur Durchführung und Abwicklung des Mietvertrages und aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO zur Wahrung, Verteidigung und Durchsetzung unseres berechtigten, rechtlichen Interesses.

§ 9 Auftragsdatenverarbeitung durch externe Dienstleister

Im Rahmen von Wohnungsvermittlungen, bei unserem Vermietungsprozess, bei Online-Bewerbungen sowie für die Durchführung von Kundenbefragungen bedienen wir uns teilweise externer Dienstleister, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten (z.B. IT-Dienstleister wie die Immosolve GmbH im Rahmen des Vermietungsprozesses oder die perbit Software GmbH bei unserem Online-Bewerbungsprozess). Diese Dienstleister wurden von uns schriftlich beauftragt und sorgfältig ausgewählt. Sie sind an unsere Weisungen gebunden und werden von uns regelmäßig im Hinblick auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Erfordernisse kontrolliert.
Alle Systeme, in denen Ihre personenbezogenen Daten gespeichert werden und auf die externe Dienstleister Zugriff haben, sind passwortgeschützt und nur denjenigen Personen zugänglich, die Ihre Daten zur Bearbeitung der von Ihnen autorisierten Zwecke benötigen. Wir stellen im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen sicher, dass die Daten durch die betreffenden externen Dienstleister in dem hier vereinbarten Sinne verarbeitet, genutzt und an diese übermittelt werden.

§ 10 Sicherungsmaßnahmen zum Schutz der bei uns gespeicherten Daten

Es ist uns ein Anliegen, Ihre Privatsphäre zu schützen und Ihre personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln. Um einen Verlust oder Missbrauch der bei uns gespeicherten Daten zu vermeiden, haben wir umfangreiche Sicherheitsvorkehrungen getroffen. Wir überprüfen diese Vorkehrungen in regelmäßigen Abständen und vergewissern uns, dass sie dem neuesten technischen Standard entsprechen. Ihre Daten werden in unseren Datenbanken gespeichert. Die Datenbanken sind lediglich uns und unseren besonders für den Datenschutz geschulten Mitarbeitern sowie ggf. den von uns beauftragten externen Dienstleistern zugänglich, mit denen wir ein entsprechendes Sicherheitsniveau vereinbaren.
Wir legen höchsten Wert auf die bei uns einzuhaltenden Standards. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass wir nicht ausschließen können, dass die Regeln des Datenschutzes und die von uns getroffenen Sicherungsmaßnahmen von anderen, nicht im Verantwortungsbereich von uns liegenden Personen oder Institutionen ebenso beachtet werden. Aus diesem Grund kann es vorkommen, dass über das Internet unverschlüsselt preisgegebene Daten von Dritten mitgelesen werden. Wir haben technisch hierauf keinen Einfluss. Es liegt in Ihrem Verantwortungsbereich, die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten durch Verschlüsselung oder in sonstiger Weise gegen Missbrauch zu schützen.

§ 11 Ort und Verfahren der Datenverarbeitung

Wir stellen den in der Europäischen Union gesetzlich verbindlich festgelegten Datenschutz sicher. In einigen Fällen kann es – insbesondere aus technischen Gründen – sein, dass Ihre uns anvertrauten Daten möglicherweise auf Servern außerhalb des Landes (auch außerhalb der Europäischen Union), in dem Sie ursprünglich die Daten eingegeben haben, gespeichert werden. In diesem Fall und im Falle eines Risikos, dass Länder, in die Ihre Daten übermittelt werden, keinem ebenso strengen gesetzlichen Datenschutz unterliegen, wie dies in Ihrem Heimatland oder dem Land, von welchem Sie unsere Services aus nutzen, der Fall ist, stellen wir sicher, dass Ihre Daten gemäß den Bestimmungen der vorliegenden Datenschutzerklärung behandelt werden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung – einschließlich Profiling – erfolgt nicht.

§ 12 Hyperlinks zu fremden Webseiten

Auf unserer Webseite befinden sich ggf. sog. Hyperlinks zu Webseiten anderer Anbieter. Bei Aktivierung dieser Hyperlinks werden Sie von unserer Webseite direkt auf die Webseite der anderen Anbieter weitergeleitet. Sie erkennen dies u. a. am Wechsel der URL. Covivio hat keinen Einfluss auf die Gestaltung und den Inhalt fremder Internetseiten. Wir können deshalb auch keine Verantwortung für den vertraulichen Umgang Ihrer Daten auf den Webseiten Dritter übernehmen, da wir keinen Einfluss darauf haben, dass diese Dritte die Datenschutzbestimmungen einhalten.
Über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten durch diese Dritte informieren Sie sich bitte auf den entsprechenden Webseiten direkt.

§ 13 Dauer der Datenspeicherung

Ihre personenbezogenen Daten speichern wir nur so lange, wie dies für die oben genannten Zwecke nach dem Gesetz zulässig ist. Die Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten erfolgt demnach, wenn die Speicherung dieser Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich ist oder Sie uns Ihre Daten freiwillig mit Ihrer Einwilligung zur Verfügung gestellt haben und Sie diese Einwilligung widerrufen haben. Es kann vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).
Zudem speichern wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Mit Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden wir Ihre Daten löschen, ohne dass Sie uns dazu auffordern müssen.

§ 14 Welche Rechte haben Sie?

Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Rechte wahrzunehmen. Beispielsweise haben Sie das Recht auf

• Auskunft, welche Daten wir zu Ihrer Person gespeichert haben. Sollten trotz unseres Bemühens um richtige und aktuelle Daten falsche Daten bei uns gespeichert sein, berichtigen wir diese.
• Sie haben ferner das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen; wir kommen diesem Löschverlangen nach, sofern nicht ausnahmsweise ein zur weiteren Verarbeitung berechtigender Fall vorliegt.
• Darüber hinaus können Sie, sofern ein hierzu berechtigter Grund vorliegt, die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Ferner haben Sie das Recht, der Datenverarbeitung zu widersprechen, und das Recht, eine Kopie der Daten zu verlangen und ggf. zu anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen.
• Falls Sie uns für die Verarbeitung Ihrer Daten eine Einwilligung erteilt haben bzw. wenn Sie uns in den Online-Formularen unserer Website in nicht verpflichtenden Feldern Ihre personenbezogenen Daten freiwillig bereitgestellt haben, können Sie die Verarbeitung dieser Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

In allen vorgenannten Fällen wenden Sie sich bitte an die

Covivio Immobilien GmbH
Essener Straße 66
46047 Oberhausen
Telefon: 0208 97064 – 0
datenschutz@covivio.immo

Eingetragen im Handelsregister des AG Stuttgart unter HRB 720957
Geschäftsführer: Arnaud Jacky Brément, Dr. Daniel Frey, Jochen Humpert, Rainer Langenhorst, Katja Stiefenhöfer

Bei Fragen können Sie sich jederzeit mit uns und unserer Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@covivio.immo in Verbindung setzen. Sollten Sie Grund zur Beschwerde haben, können Sie sich auch bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Die für uns primär zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Bettina Gayk
PO Box 20 04 44
40102 Düsseldorf

Oder:

Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Tel: 02 11/384 24-0
 E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

§ 15 Änderung der Datenschutzerklärung

Die Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung gelten in ihrer zum Zeitpunkt gültigen Fassung. Inhaltlich kann diese Datenschutzerklärung ergänzt oder geändert werden. Die aktualisierte Datenschutzinformation gilt ab dem Zeitpunkt, in dem sie auf unserer Webseite veröffentlicht wurde. Ihnen wird Gelegenheit gegeben, die geänderte Datenschutzinformation kostenlos einzusehen, auszudrucken und zu speichern.

Privacy policy on the processing of data in accordance with Art. 13 of the EU General Data Protection Regulation

This privacy policy informs you about the processing of your personal data by Covivio SE and its affiliated companies (hereinafter referred to as Covivio) and your data protection rights in this regard under the General Data Protection Regulation (GDPR) and the German Federal Data Protection Act (hereinafter referred to as “BDSG”).

The Covivio Group comprises all companies affiliated with Covivio SE pursuant to Section 15 AktG; in particular Covivio Immobilen GmbH, Covivio Office Holding GmbH and Acopio Facility GmbH & Co. KG.

The companies of the Covivio Group may provide their services on their own responsibility or in so-called joint responsibility (Art. 26 GDPR) together with other companies. Furthermore, the companies in the group may act as clients or contractors for order processing (Art. 28 GDPR).

If you have any questions about the content of the privacy policy, you can contact us at any time at the following address

datenschutz@covivio.immo

As changes to the law or changes to our internal company processes may make it necessary to adapt this privacy policy, we would ask you to read this privacy policy regularly.

§ 1 Scope of application

This privacy policy applies to the processing of your data in the context of your use of the Covivio website, which can be accessed under the domain www.covivio.immo as well as the various subdomains and individual pages (hereinafter collectively referred to as the “website”). In addition, if you are a tenant, subtenant, prospective tenant, purchaser and/or prospective buyer and business partner of Covivio.

§ 2 Definitions

In the following, we define the terms on which this privacy policy is based for better understanding.

Recipient means a natural or legal person, public authority, agency or another body, to which the personal data are disclosed, whether a third party or not. However, public authorities which may receive personal data in the framework of a particular inquiry in accordance with Union or Member State law shall not be regarded as recipients; the processing of those data by those public authorities shall be in compliance with the applicable data protection rules according to the purposes of the processing.

Personal data means any information relating to an identified or identifiable natural person. An identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person. For example, name, contact details, bank details or user behavior can be personal data.

The controller is the natural or legal person, public authority, agency or other body which, alone or jointly with others, determines the purposes and means of the processing of personal data. Where the purposes and means of such processing are determined by Union or Member State law, the controller or the specific criteria for its nomination may be provided for by Union or Member State law.

Joint controllers are two or more controllers within the meaning of Art. 26 GDPR who jointly determine the purposes and means of the processing of personal data. For the processing of personal data for prospective tenants and tenants, for example, Covivio Immobilien GmbH and the respective owner company of the Covivio Group jointly determine the means and purposes and are therefore joint controllers.

Processing is any operation or set of operations which is performed on personal data or on sets of personal data, whether or not by automated means, such as collection, recording, organization, structuring, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, restriction, erasure or destruction.

Data subjects within the meaning of this data protection information are, for example, interested parties who, for example, obtain information about Covivio and our offers and services on our websites and arrange viewing appointments with us. A data subject is a tenant from the moment a rental agreement is countersigned. A (future) subtenant is a data subject if an existing tenant submits an application to Covivio for subletting in which they are specified as a subtenant. (Tenant) guarantors are affected persons from the time they have assumed the guarantee for an existing tenancy agreement. Buyers or sellers are prospective buyers and sellers from the time when they have countersigned the contract for the purchase or sale of a property with a Covivio Group company at the notary’s office. Business partners are current and future contractual partners who, as subcontractors, tradespeople or service providers, provide goods and services (e.g. trades and building services, construction services) to Covivio Group companies and support Covivio in the administration and management of the portfolio and in the provision of services to tenants and customers.

§ 3 Purposes and legal bases of data processing

Your personal data will not be transferred to third parties without your consent, except in the cases described in this data protection declaration, unless we are legally obliged to disclose this data or we involve third parties who are obliged to maintain professional secrecy in order to enforce our claims.

Specifically, we process the following data:

1. Visit the website

Depending on which of the functions or services of our website you use, it may be necessary to use your personal data.
Below we list the purposes of processing your personal data and the necessary legal bases. Your personal data will not be used for any purposes other than those listed in this privacy policy.

We would like to point out that you are not obliged to provide us with your personal data via our website. The provision of your data via our website is neither legally nor contractually required, nor is it necessary for the conclusion of a contract. However, failure to provide the data may mean that you are unable to use certain functions/services on our website.
Every time our website is accessed and every time a file is retrieved, data about this process is automatically stored in a log file. These are

• the information about which pages were accessed, the time spent on the individual pages, the exit page (i.e. the point at which the website was left)
• the search terms and the search engine that redirected you to www.covivio.immo
• the screen resolution,
• the browser,
• the operating system,
• the country from which the access was made
• information on whether and when (date and time) downloads were made,
• the date and time of access.

The storage serves exclusively internal system-related and statistical purposes and is necessary for the statistical recording of the use and optimization of our website as well as to ensure data security and the smooth operation of the IT systems used for this purpose. The data and information are stored under the data sovereignty of Covivio on the server of its external IT service provider/web hosting provider in Germany on the basis of overriding interests pursuant to Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. f) GDPR and to the extent required by law (e.g. § 257 HGB or § 147 AO).

2. contact form “housing request

We offer a contact form, through which you can inform us of your apartment request. During this process, the following data is stored, whereby the information marked with * is mandatory:

• Salutation
• First name
• Last name*
• E-mail address*

We collect this data in order to provide you with information about rental properties that may be suitable for your housing requirements. This data is stored at Covivio Immobilien GmbH in Oberhausen and at our partner, Immosolve GmbH. The processing of this data is based on Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO.

3. contact form “real estate quick search

With the Real Estate Quick Search, you have the option of viewing potential properties that are narrowed down to a specific area, price, size and number of rooms. We collect the following data:

• Location of the apartment in question
• Price from €- to €
• Size from m² – to m²
• Number of rooms

We collect this data to make it easier for you to search for properties in our portfolio and to provide you with a quick overview of all the apartments that come into question for you according to the criteria you have entered. Personal data is not collected in this context. The real estate search for rental properties is provided to us by Immosolve GmbH and integrated into our website. For the search for objects for sale, the service of Immobilienscout24 is used and integrated into our website.

4. Covivio customer portal

You have the option to register as an existing tenant in our online customer portal. The registration and the use of the Covivio customer portal also requires the provision of personal data, which is technically necessary for us to offer you the functions of our online portal and to ensure stability and security (legal basis is Art. 6 para. 1 p. 1 lit. f DS-GVO).
We require a valid lease number, your contract start date and your first and last name when you register for the customer portal on our homepage.
For registration we use the so-called “double opt-in procedure”. You will be asked to enter an e-mail address and a password.
As soon as you have filled in the input mask, you will receive an e-mail from us regarding your registration with a link. Only when you click on this link and thereby confirm your registration, your registration is completed.
If the confirmation does not take place within 24 hours after requesting the confirmation email, the registration process will be cancelled and your provided personal data will not be processed but automatically deleted.
Within the scope of the use of the customer portal, further personal data may be processed such as inventory data (e.g. names, addresses), contact data (e.g. e-mail, telephone numbers), content data (e.g. text entries, photographs, videos), contract data (e.g. subject matter of the contract, term) as well as meta/communication data (e.g. device IDs, IP addresses).

a. My Covivio
After your registration, you can view, change and add to your data under “My Covivio”. Mandatory information is marked accordingly. You can also enter additional, voluntary information. After manual verification by your responsible customer advisor, your contract data will be finally changed. The processing and storage of your personal data is based on Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO.

b. Contact Covivio
You have the possibility to report a damage under “Contact Covivio”. Each damage report can be provided with a free text and pictures so that we can process your request as quickly as possible. If you use this, we process your contact data, which you provided for the registration to the Covivio customer portal, as well as the content of the request for the purpose of answering your request. If necessary, your data will be passed on by us to the appropriate craft enterprises for the quick processing of your notification. The legal basis is Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO.

c. Form / Document Center
You can use the customer portal to request standard forms and applications, which are then made available to you within the customer portal, for example

• Service charge settlement
• Receipts for the service charge settlement
• Accommodation provider certificate
• Rent certificate
• Tenant account statement
• Confirmation of freedom from rental debt
• Rental agreement
• SEPA – Direct debit mandate
• Application for permission to keep dogs
• Application for approval of key production
• Application for approval of the installation of an additional lock on the WE door
• Application subletting
• Request installation laminate / parquet
• Other/Freitext

The processing of your personal data takes place, depending on the request, for the purpose of executing the contract or, if applicable, processing the contract with you on the basis of Art. 6 (1) sentence 1 lit. b) DSGVO. If you provide us with health data in the context of your inquiry, we will process this personal data only and insofar as this is necessary to answer your inquiry and you have given us your express consent in accordance with Art. 6 (1) sentence 1 a) DSGVO. d. Status of my messages.
You will be able to check on the processing status of your claims, enquiries and document requests.

5. Covivio app

As an existing tenant, you have the option of downloading our Covivio app, registering there and thus benefiting from various services within the scope of your tenancy. The registration and use of our app requires you to provide your personal data. You will be informed of the relevant data protection information for our Covivio app as part of the registration process within the Covivio app.

6. contact form “contact“

If you would like to contact us as a tenant or visitor, you have the option of using a contact form to get in touch with us. The following data will be requested, whereby the information marked with * is mandatory:

• Concerns in the “drop-down menu” (other inquiries, questions about operating costs, questions about rent payment, rent adjustment, prospective buyer, prospective tenant).
• First name*
• Last name*
• Customer number (for existing tenants with reference to the concerns: “Operating costs, rent payment, rent adjustments”).
• Phone number
• E-mail address
• Message (as free text)*

We use the data to answer your inquiry in a service-oriented manner and to contact you. The processing of this data is based on Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO.

7. appointment arrangement via Microsoft Bookings

We use the service Microsoft Bookings (part of Microsoft 365) of the provider Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18 D18 P521 (hereinafter: “Microsoft”) for the online appointment arrangement.
With the software it is possible to book an appointment with an employee of Covivio Immobilien GmbH.
The connection to the service is only established when you call up the online booking function via a link or button on our website. To make an appointment, your entries in the appointment form, your IP address, the page you called up and the time of access and your browser configuration are transmitted to Microsoft.
You can find further information on the handling of your data in the Microsoft data protection declaration.
The legal basis for the processing of your data in relation to the “Microsoft Bookings” service is consent in accordance with Art. 6 Para. 1 S. 1 Letter a) DSGVO.
Please note that you are under no obligation to use Microsoft Bookings to make an appointment. If you do not wish to use the service, please use another of the contact options provided to make an appointment.

8. craftsmen’s market “for our business partners“

Within the scope of our offer “craftsman market” you can apply as a craftsman with us, submit offers or send us your rejection to an offer online.

a. Application for craftsmen
If you would like to participate in our craftsmen’s market, you can apply as a craftsman’s business for cooperation by using our online form “Application for craftsmen”. In doing so, we request the following personal data from you (in addition to other data), whereby the information marked with * is mandatory:

• Contact person*
• Street, house number*
• Postcode/Place*
• Phone*
• Fax
• email*
• Internet
• Certifications

We collect this personal data for the quick processing of the application procedure. The processing and use of the personal data transmitted to us with the application is also carried out in particular to check the suitability of the qualification of the craftsman / the craftsman’s business on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) and lit. f) DSGVO and insofar as it is necessary due to statutory provisions (e.g. § 257 HGB or § 147 AO).

b. Submit a bid
If you would like to submit a bid for one of our tenders, you can use our online form “Submitting a bid”. In doing so, we request the following personal data from you (in addition to other data), whereby the information marked with * is mandatory:

• Contact person*
• Email

We collect this personal data for the processing of the offer procedure. The processing and use of the personal data transmitted to us with your offer is also carried out in particular for the purpose of checking your offer and as necessary pre-contractual measures for a possible conclusion of a contract with your company on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO and insofar as it is necessary due to statutory provisions (e.g. § 257 HGB or § 147 AO).

c. Cancellations
If you are already working with us as a crafts company and do not wish to take part in a tender, you can send us your cancellation using the online form “Cancellation”. In doing so, we will request the following personal data from you (in addition to other data), whereby the information marked with * is mandatory:

• Contact person*
• Email

We collect this personal data for the processing of your cancellation. The processing and use of the personal data transmitted to us with your rejection is also carried out, in particular, to check your rejection and within the framework of the implementation of necessary pre-contractual measures on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO and insofar as it is necessary due to legal provisions (e.g. § 257 HGB or § 147 AO).

9. online application

If you would like to apply for a job with us, you can find out more about career opportunities at Covivio at https://karriere.covivio.immo/. You can find detailed information on data protection in this context here: www.covivio.immo/datenschutz/#karrierecovivio.immo/datenschutz/#career

10. rental agreement

Without the processing of your personal data, the conclusion, execution and handling of your rental contract is not possible. In addition to processing your data to carry out pre-contractual measures or to fulfil a contract on the basis of Art. 6 (1) p. 1 lit. b) DSGVO and to fulfil a legal obligation according to Art. 6 (1) p. 1 lit. c) DSGVO, we process your data to protect legitimate interests of us or of third parties, Art. 6 (1) p. 1 lit. f) DSGVO.

a) The processing of your personal data may be necessary, for example, to ensure IT security and IT operations, to obtain information for creditworthiness inquiries as well as data exchange with credit agencies, for management and control by affiliated companies of the Covivio Group or the relevant supervisory bodies or control authorities (e.g. audit), for the settlement of ancillary costs, for commercial management and the commissioning of third parties as vicarious agents (e.g. for repairs, maintenance, refurbishment, modernization (in particular also modernization upon request), for the management of the Covivio Group and for the management of the Covivio Group.(e.g. auditing), for the settlement of ancillary costs, for commercial management and the commissioning of third parties as vicarious agents (e.g. for repairs, maintenance, refurbishment, modernization (in particular also modernization at the request of the tenant, application for building cost subsidies from the nursing care insurance fund), emergency emergency measures, for the implementation and, if necessary, settlement of the lease in the event of a breach of your lease agreement, and for the provision of services to the tenant. The following services are also available to you: for the execution and, if necessary, settlement of the tenancy agreement in the event of a breach of your tenancy agreement obligations, for the collection of receivables by our receivables management and, if necessary, a collection or factoring company, for the assertion of legal claims and defence in legal disputes by lawyers, for the settlement of insurance claims (e.g. building insurance, property insurance), for the prevention and investigation of criminal offences (if necessary also by means of video surveillance), for the guarantee of the security of the tenant’s property and for the protection of the tenant’s rights. also by means of video surveillance), to ensure building and plant security, to exercise duties to provide information in the context of requests for information from third parties (e.g. public authorities, utilities and network operators), also to provide evidence of orders and other agreements, for internal evaluation to analyse the real estate market and the demand situation, for risk assessment (due diligence) in the case of corporate transactions. The legal basis for data processing is Art. 6 (1) p. 1 lit. b) and lit. c) DSGVO and, in order to protect legitimate interests of us or of third parties, Art. 6 (1) p. 1 lit. f) DSGVO.

b) We offer you various digital services, e.g. the mobile apartment handover and apartment inspection. The legal basis for this data processing is also the fulfilment of a contract on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO. If you contact our customer service by telephone or in writing, we also process your personal data. The processing depends on the subject of your request. In order to process your enquiry as quickly as possible and to your satisfaction, we make use of personal data that has been stored in our systems as part of other data processing (e.g. data that you provided when making an appointment with us to view a property or when concluding a rental agreement with us or during a previous customer contact). If you provide us with health data as part of your enquiry, we will only process this for the purpose of dealing with your request. The legal basis for the processing of your personal data is, depending on the enquiry, the initiation, implementation or, if applicable, execution of a contract with you (Art. 6 (1) sentence 1 lit. b) DSGVO), the fulfilment of legal obligations towards you (Art. 6 (1) sentence 1 lit. c) DSGVO) and our legitimate interest in answering your enquiry (Art. 6 (1) sentence 1 lit. f) DSGVO).

c) In the context of the sale of our properties, we process your personal data for the preparation, conclusion and execution of the purchase contract on the basis of Art. 6 (1) p. 1 lit. b) DSGVO as well as on the basis of our legitimate interest in the sale of our properties on the basis of Art. 6 (1) p. 1 lit. f) DSGVO.

d) We process personal data of our recruiting existing tenants as well as of potential future tenants within the scope of the campaign “Tenants recruit tenants” on the basis of our legitimate interest in carrying out marketing measures and finding suitable new tenants for our properties on the basis of Art. 6 (1) sentence 1 lit. f) DSGVO as well as for the purpose of initiating a rental agreement with the interested party on the basis of Art. 6 (1) sentence 1 lit. b) DSGVO.

e) We conduct customer surveys to determine and promote the satisfaction of our customers with the purpose of aligning and improving our services according to your wishes and needs. If you participate in such a customer survey, your personal data will be processed on the basis of Art. 6 (1) p. 1 lit. f) DSGVO.

f) In addition, we process your personal data for the fulfilment of legal obligations such as regulatory requirements, age and identity verification where applicable, the prevention of fraud and money laundering, for the prevention, combating and investigation of terrorist financing and asset-threatening crimes, for the fulfilment of legal, official or commercial and tax retention or control and reporting obligations (such as legionella examination), for the maintenance of the legally obligatory rent review (legally compliant collection of rent, review of the occupancy of the property in accordance with legal requirements), on the basis of official regulations (e.g. for the purpose of the legal requirements).e.g. the legionella investigation), to comply with the legally obligatory rent review (legally compliant collection of rent, review of the occupancy of the property in accordance with the legal requirements), on the basis of official/court measures for the purpose of collecting evidence, criminal prosecution or the enforcement of legal claims, as well as to comply with legal obligations arising from the Federal Registration Act and the Residential Property Act. In this case, the legal basis for the processing is the respective legal regulations in conjunction with Art. 6 (1) p. 1 lit. c) DSGVO.

g) In individual cases, your personal data may also be processed on the basis of your voluntary consent, Art. 6 para. 1 p. 1 lit. a) DSGVO. We will inform you about the purposes and the consequences of not granting or revoking consent separately in their respective text. The revocation of consent only takes effect for the future. Processing that took place before the revocation is not affected by this and remains lawful. Should we wish to process your personal data for a purpose not mentioned above, we will inform you of this beforehand within the framework of the legal provisions.

§ 5 Data protection of children

The protection of children on the Internet is a matter of course and particularly desirable for Covivio. Covivio therefore advises all parents and guardians to encourage their children to handle personal data on the Internet responsibly. Children should not transmit any personal data to Covivio or via the Internet without the consent of their parents or guardians.

§ 6 use of cookies

We use so-called “cookies”. Cookies are small text files that are sent from our web server to your browser during your visit to our website and are stored on your terminal device for later retrieval. We only use so-called session cookies (also referred to as “temporary cookies”), i.e. cookies that are only temporarily stored for the duration of your use of one of our websites.
The cookies used serve in particular to determine the frequency of use and the number of users of our websites and to continue to identify your terminal devices during a visit to our website or when switching from one of our websites to another of our websites and to be able to determine the end of your visit. This allows us to know which area of our website and which other websites our users have visited.
We use the web analysis tool Matamo. This is an open source software that is used to evaluate the access to the Covivio website. Matamo uses cookies. Here, your IP address is anonymized immediately after processing by masking the last two IP blocks. Only your anonymized IP address is stored. However, this usage data does not allow any conclusions to be drawn about the user. All of this anonymously collected usage data is not merged with your personal data according to § 2 of this privacy policy and is deleted immediately after the end of the statistical evaluation. After the end of the session, i.e. as soon as you end your browser session, the cookies on your terminal device are also deleted.
Most browsers are preset to accept cookies automatically. You can disable the storage of cookies or set your browser to notify you before cookies are stored. Users who do not accept cookies may not be able to access certain areas of our website. You may opt-out of having a unique web analytics cookie placed on your browser to allow Covivio, as the website operator, to collect and analyze various statistical data. If you wish to opt-out, please click the following link to place the Matamo opt-out cookie on your browser.
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§ 7 Origin and categories of data that we do not receive directly from you

We process personal data that we have permissibly received from other companies or from other third parties (e.g. credit agencies), insofar as this is necessary for the provision of our services. In addition, we process personal data that we have permissibly obtained, received or acquired from publicly accessible sources (such as telephone directories, civil registers, debtor directories, land registers, the press, the Internet and other media) and may process. This includes in particular data categories such as contact data (e.g. name, address, e-mail address, telephone number), personal data (e.g. date of birth, profession/industry), registration data, information about your financial situation (creditworthiness data, such as data for assessing economic risk) and comparable data.

§ 8 Transmission of personal data to third parties

Your personal data will be disclosed to third parties in accordance with the provisions of this § 8, unless otherwise provided elsewhere in this privacy policy. A transfer will only take place insofar as this is necessary for the fulfilment of the purposes stated in this data protection declaration or you have consented to a transfer of your data.

1) Your personal data will be transmitted by us within the Covivio Group and to third parties commissioned by the Covivio Group as part of a division of labor process within our Group for the preparation, implementation and processing of your lease or purchase agreement.

2) In order to fulfil our contractual and legal obligations, we sometimes use external property managers whose main task is the technical and commercial management of the property within which your rental property is located. This also includes third parties entrusted with the consulting or maintenance of our properties (e.g. craftsmen and other service providers within the scope of damage repair and/or hazard prevention) or service providers entrusted with the support of our business processes (e.g. maintenance companies, measurement services, waste disposal service providers, financial service providers and IT service providers), banks and savings banks as well as external brokers, architects and experts to carry out property inspections within the scope of our letting process and in the ongoing contractual relationship on the basis of Art. 6 (1) sentence 1 lit. f) DSGVO.

3) Specialized companies or divisions of our group of companies perform certain data processing tasks (e.g. IT services, customer service or services in connection with legal, tax and auditing matters) centrally for the companies affiliated in the Covivio Group. If and to the extent necessary for this purpose, these Covivio Group Germany companies will receive your personal data in order to provide these services for the purposes mentioned above. The transfer of your personal data is based on Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. a), lit. b), lit. c) or lit. f) DSGVO.

4) In the case of property sales, we transmit the tenant files as well as the current status of the rental collateral of the respective property to the buyer after conclusion of the purchase agreement. We may also transmit your personal data to brokers and notaries. Your personal data is processed on the basis of Art. 6 (1) p. 1 lit. c) DSGVO so that we can meet our legal obligations to buyers when selling our properties, as well as to protect our legitimate interest in the sale of our rental properties and the implementation of the measures required for this purpose on the basis of Art. 6 (1) p. 1 lit. f) DSGVO.

5) In addition, your personal data may be disclosed to other recipients for the purpose of fulfilling our legal obligations on the basis of Art. 6 (1) sentence 1 lit. c) DSGVO, such as to authorities for the purpose of fulfilling legal notification obligations (e.g. tax authorities, social security institutions or law enforcement authorities). In addition, based on our legitimate interest in the context of a request for information to authorities, utilities and network operators if sufficient conditions exist based on Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. f) DSGVO.

6) In the event of breaches of duty within the scope of the rental agreement and resulting legal disputes, a forwarding to credit agencies, possibly to external debt collection service providers and external lawyers may take place. In addition, despite reminders in the case of rent arrears relevant to termination, to social and/or charitable organizations and services. The processing of your personal data is based on Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO for the implementation and execution of the lease and on Art. 6 para. 1 p. 1 lit. f) DSGVO for the protection, defense and enforcement of our legitimate, legal interest.

§ 9 Commissioned data processing by external service providers

In the context of apartment brokerage, our rental process, online applications and for conducting customer surveys, we sometimes use external service providers who process personal data on our behalf (e.g. IT service providers such as Immosolve GmbH in the context of the rental process or perbit Software GmbH in our online application process). These service providers have been commissioned by us in writing and carefully selected. They are bound by our instructions and are regularly monitored by us with regard to compliance with data protection requirements.
All systems in which your personal data is stored and to which external service providers have access are password-protected and accessible only to those persons who need your data to process the purposes authorised by you. Within the framework of the legal provisions, we ensure that the data is processed, used and transmitted to the relevant external service providers in the sense agreed here.

§ 10 Security measures for the protection of the data stored with us

It is important to us to protect your privacy and to treat your personal data confidentially. In order to prevent loss or misuse of the data stored with us, we have taken extensive security precautions. We review these precautions at regular intervals and ensure that they meet the latest technical standards. Your data is stored in our databases. The databases are only accessible to us and our employees who are specially trained in data protection and, if applicable, to external service providers commissioned by us, with whom we agree on an appropriate level of security.
We place the highest value on the standards we adhere to. However, we would like to point out that we cannot exclude the possibility that the rules of data protection and the security measures taken by us may be observed by other persons or institutions outside our sphere of responsibility. For this reason, it is possible that data disclosed via the Internet without encryption may be read by third parties. We have no technical influence on this. It is your responsibility to protect the data you provide against misuse by encrypting it or in any other way.

§ 11 Place and method of data processing

We ensure the legally binding data protection in the European Union. In some cases, especially for technical reasons, your data entrusted to us may be stored on servers outside the country (including outside the European Union) where you originally entered the data. In this case, and in the event that there is a risk that countries to which your data is transferred are not subject to data protection laws as strict as those in your home country or the country from which you use our Services, we will ensure that your data is treated in accordance with the provisions of this Privacy Policy. Automated decision making – including profiling – does not take place.

§ 12 Hyperlinks to external websites

Our website may contain hyperlinks to websites of other providers. When activating these hyperlinks, you will be redirected from our website directly to the website of the other provider. You will recognize this by the change of the URL, among other things. Covivio has no influence on the design and content of third party internet web sites. We can therefore also not assume any responsibility for the confidential handling of your data on the websites of third parties, as we have no influence on whether these third parties comply with the data protection provisions.
Please inform yourself directly about the handling of your personal data by these third parties on the respective websites.

§ 13 Duration of data storage

We only store your personal data for as long as this is permitted by law for the above-mentioned purposes. Accordingly, the deletion of the stored personal data takes place when the storage of this data is no longer necessary for the fulfilment of the purpose pursued with the storage or you have voluntarily provided us with your data with your consent and you have revoked this consent. It may happen that personal data is stored for the time during which claims can be asserted against our company (statutory limitation period of three or up to thirty years).
In addition, we store your personal data insofar as we are legally obliged to do so. Corresponding obligations to provide proof and to store data result, among other things, from the German Commercial Code (Handelsgesetzbuch), the German Fiscal Code (Abgabenordnung) and the German Money Laundering Act (Geldwäschegesetz). The storage periods are then up to ten years. Upon expiry of the retention periods, we will delete your data without you having to request us to do so.

§ 14 What rights do you have?

You have the opportunity to exercise various rights. For example, you have the right to

• Information about which personal data we have stored. If, despite our efforts to provide correct and up-to-date data, we have stored incorrect data, we will correct it.
• You also have the right to request the deletion of your data; we will comply with this request for deletion unless there is an exceptional case justifying further processing.
• In addition, you may, if there is a legitimate reason to do so, request the restriction of processing.
• Furthermore, you have the right to object to the data processing and the right to request a copy of the data and, if necessary, to have it transferred to other persons in charge.
• If you have given us permission to process your data or if you have voluntarily provided us with your personal data in non-mandatory fields in the online forms on our website, you can revoke the processing of this data at any time with effect for the future.

In all the above cases, please contact the data controller:

Covivio Immobilien GmbH
Essener Straße 66
46047 Oberhausen
Phone: 0208 97064 – 0
datenschutz@covivio.immo

Registered in the commercial register of the AG Stuttgart under HRB 720957
Managing Directors: Arnaud Jacky Brément, Dr. Daniel Frey, Jochen Humpert, Rainer Langenhorst, Katja Stiefenhöfer

If you have any questions, please feel free to contact us and our data protection officer at datenschutz@covivio.immo. If you have reason to complain, you can also complain to a supervisory authority. The primary competent supervisory authority for us is:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Bettina Gayk
PO Box 20 04 44
40102 Düsseldorf

Or:

Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Phone: 02 11/384 24-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

§ 15 Amendment of the privacy policy

The provisions of this data protection declaration apply in the version valid at the time. The content of this privacy policy may be amended or changed. The updated data protection information applies from the time it was published on our website. You will be given the opportunity to view, print and save the amended privacy notice free of charge.

Daten­schutz­infor­mationen für Bewer­berinnen und Bewerber

Unserem Unternehmen sind Datenschutz und Datensicherheit bei der Nutzung unserer Informationen zu Karrieremöglichkeiten auf unserer Webseite www.covivio.immo (nachfolgend „Karriere-Webseite“) sehr wichtig. Wir legen Wert darauf, zu unseren Bewerber:innen und damit potentiellen Mitarbeiter:innen eine Beziehung aufzubauen, die von Vertrauen und gegenseitigem Nutzen geprägt ist. Aus diesem Grunde ist es uns ein Anliegen, Sie darüber zu informieren, welche Ihrer personenbezogenen Daten wir bei Ihrem Besuch unserer Karriereinformationen auf unserer Webseite erfassen und für welche Zwecke diese genutzt werden. Rechtsgrundlage ist die EU-Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden „DSGVO“) und das neue Bundesdatenschutzgesetz (im Folgenden „BDSG“).

§1 Geltungsbereich dieser Datenschutzinformation und Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Diese Datenschutzinformation bezieht sich ausschließlich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Covivio Immobilien GmbH sowie die personalhaltenden Gesellschaften der Covivio-Gruppe von Bewerber:innen während des Besuchs unserer Webseite sowie der Nutzung der Karriereinformationen , der Verarbeitung Ihrer Bewerbung sowie der Durchführung und den Abschluss des gesamten Bewerbungsprozesses.

Gemeinsam Verantwortliche im Sinne der DSGVO sind die
Covivio Immobilien GmbH
Essener Straße 66
46047 Oberhausen

sowie die personalhaltende Gesellschaft der Covivio-Gruppe, die für die Einstellung in Betracht kommt.

Dies sind folgende personalhaltende Gesellschaften innerhalb der Covivio-Gruppe Deutschland:

Covivio Office Holding
Acopio Facility GmbH & Co. KG

Bei Bewerbungen auf bestimmte Positionen innerhalb der Covivio-Gruppe Deutschland (z.B. Führungspositionen), bei denen die Covivio SA, 18, Avenue François Mitterrand, 57000 METZ, Frankreich als Muttergesellschaft der europäischen Covivio-Gruppe in den Auswahlprozess eingebunden wird, ist die Covivio SA ebenfalls Gemeinsam Verantwortliche.

§2 Definitionen

Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger; die Verarbeitung dieser Daten durch die genannten Behörden erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften gemäß den Zwecken der Verarbeitung.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, d.h. dem Betroffenen, beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden.

Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

§3 Zwecke, Rechtsgrundlagen und ggf. Datenkategorien bei Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Eine Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, die über die in dieser Datenschutzerklärung genannten Nutzungsarten hinausgeht, findet nicht statt. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte ohne Ihre Einwilligung findet, ausgenommen der im Rahmen dieser Datenschutzerklärung dargestellten Fälle, ebenfalls nicht statt, es sei denn, dass wir gesetzlich zur Herausgabe dieser Daten verpflichtet sind oder dass wir zur Durchsetzung unserer Forderungen zur Berufsverschwiegen¬heit verpflichtete Dritte einschalten.

1. Besuch unserer Webseite

Zu Betriebs- und Wartungszwecken sowie im Einklang mit den telemedienrechtlichen Bestimmungen werden Interaktion aufgezeichnet („Systemprotokolle“), die für den Betrieb der Webseite erforderlich oder zu Zwecken der Systemsicherheit verarbeitet werden, um etwa Angriffsmuster oder rechtwidriges Nutzungsverhalten zu analysieren („Beweisfunktion“).

Ihr Internetbrowser übermittelt im Rahmen des Zugriffs auf die Webseite automatisiert die folgenden Daten:

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• Browsertyp und -version,
• verwendetes Betriebssystem,
• Menge der gesendeten Daten.
• IP-Adresse des Zugriffs

Diese Daten dienen nicht der unmittelbaren Zuordnung im Rahmen des Bewerbermanagements und werden entsprechend der legitimen Aufbewahrungsfristen zeitnah wieder gelöscht, sofern aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen, etwa zu Beweiszwecken, keine längere Aufbewahrung erforderlich ist. Im Einzelfall kommt eine Aufbewahrung zu den genannten Zwecken in Betracht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO sowie das Telemedienrecht.

2. Cookies

Wir speichern so genannte „Cookies“, um Ihnen einen umfangreichen Funktionsumfang zu bieten und die Nutzung unserer Webseiten komfortabler zu gestalten. „Cookies“ sind kleine Dateien, die mit Hilfe Ihres Internetbrowsers auf Ihrem Rechner gespeichert werden. Wenn Sie den Einsatz von „Cookies“ nicht wünschen, können Sie das Speichern von „Cookies“ auf Ihrem Rechner durch entsprechende Einstellungen Ihres Internetbrowsers verhindern. Bitte beachten Sie, dass die Funktionsfähigkeit und der Funktionsumfang unseres Angebots dadurch eingeschränkt sein können.

Wir setzen auf der Webseite das Cookie JSESSIONID als technisch notwendiges Session-Cookie. Dieses speichert eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf unsere Website zurückkehren. Dieser Session-Cookie wird gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder den Browser schließen.

Für den Einsatz weiterer Cookies auf unserer Karrierewebseite beachten Sie bitte unsere dort hinterlegten Cookie Informationen. Hier erhalten sie eine Übersicht über die dort gesetzten Cookies:

Technisch notwendig

Notwendige Cookies helfen dabei, eine Webseite nutzbar zu machen, indem sie Grundfunktionen wie Seitennavigation und Zugriff auf sichere Bereiche der Webseite ermöglichen. Die Webseite kann ohne diese Cookies nicht richtig funktionieren.

• Name: Cookie Consent Manager CCM19
• Anbieter: softgarden e-recruiting GmbH
• Zweck: Dient zur Speicherung der Cookie-Einwilligung – welche Cookies gesetzt werden dürfen. Der Status der Cookie-Einstellungen kann für Sie festgelegt werden. Die Daten werden in Kategorien gespeichert.
• Ablauf: 1 Jahr
• Link zur Datenschutzerklärung: https://app.softgarden.io/just-hire/data-privacy
• Rechtliche Grundlage: Art. 6 Abs. 1 s. 1 lit. c DSGVO

Präferenzen

Präferenz-Cookies ermöglichen einer Webseite sich an Informationen zu erinnern, die die Art beeinflussen, wie sich eine Webseite verhält oder aussieht, wie z. B. Ihre bevorzugte Sprache oder die Region in der Sie sich befinden.

YouTube

• Name: YouTube Video
• Anbieter: Google Ireland Limited
• Zweck: Videos anzeigen; Verbesserung des Dienstes; Bezahlung; Cloud Computing; Sitzungsverwaltung; Bereitstellen eines Marktes für gekennzeichnete Daten
• Link zur Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy?hl=en

Social Media

• Name: PREF
• Anbieter: Google Ireland Limited
• Zweck: Dieses Cookie speichert Ihre Präferenzen und andere Informationen, insbesondere die bevorzugte Sprache, die Anzahl der Suchergebnisse, die auf Ihrer Seite angezeigt werden sollen, und die Angabe, ob Sie den SafeSearch-Filter von Google aktiviert haben möchten oder nicht. 
• Ablauf: 8 Monate

• Name:  VISITOR_INFO1_LIVE
• Anbieter: Google Ireland Limited
• Zweck: Dieses Cookie wird von Youtube gesetzt, um die Benutzereinstellungen für in Websites eingebettete Youtube-Videos zu verfolgen. Es kann auch bestimmen, ob der Website-Besucher die neue oder alte Version der Youtube-Oberfläche verwendet.
• Ablauf: 6 Monate 

• Name:  use_hitbox
• Anbieter: Google Ireland Limited
• Zweck: Dieses cookie erhöht den „Views“-Zähler des YouTube-Videos. 
• Ablauf: sofort

• Name: YSC 
• Anbieter: Google Ireland Limited
• Zweck: Registriert eine eindeutige ID, um Statistiken darüber zu führen, welche Videos von YouTube der Nutzer gesehen hat.
• Ablauf: Sitzung

Rechtliche Grundlage
EU: Art. 6 Abs. 1 s. 1 lit. a DSGVO
Schweiz: Art. 45c (b) FMG, Art. 17 Satz 1 a) DSG

Ort der Verarbeitung
Europäische Union

3. Kontaktaufnahme (Get-in-touch), Empfang und Bearbeitung von Bewerbungen (Auswahlverfahren)

Wir bieten Ihnen auf unserer Webseite die Möglichkeit, direkt mit uns telefonisch oder per E-Mail in Kontakt zu treten. Die personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen dieser Kontaktanfrage zur Verfügung stellen, werden nur für die Beantwortung Ihrer Anfrage bzw. Kontaktaufnahme und für die damit verbundene technische Administration verwendet. Eine Nutzung dieser Daten zu einem anderen Zweck oder eine Datenweitergabe an Dritte findet nicht statt. Zudem haben wir auch die persönlichen LinkedIn- und XING-Profile unseres Recruiting-Teams sowie einiger unserer Mitarbeitenden direkt verlinkt. Auf die Datenerhebung und die weitere Verarbeitung durch LinkedIn und Xing haben wir keinen Einfluss, da es sich nicht um ein Profil der Verantwortlichen handelt.

Über unsere Karriere-Webseite können Sie unsere Online-Stellenbörse besuchen. Wenn Sie sich für eine unserer ausgeschriebenen Stellen interessieren, können Sie sich direkt online über dieses Portal bewerben. Hierfür setzen wir das Bewerbermanagement-Tool der softgarden e-recruiting GmbH, Tauentzienstraße 14, D-10789 Berlin, (nachfolgend: Softgarden) ein. Softgarden als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO der Covivio stellt nur Software und Rechenkapazitäten zur Verfügung und nimmt auf das Bewerbungsverfahren im Übrigen keinen Einfluss. Der zwischen der Covivio und Softgarden geschlossene Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung stellt die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen sicher.

Der Betrieb der Karriereseiten der Covivio wird durch von Softgarden zur Verfügung gestellte sogenannte Widgets realisiert. Diese Bearbeitungsfenster auf den Bewerbungsseiten stellen eine unmittelbare technische Verbindung zu Softgarden her, sobald Sie diese Seiten aufrufen. Es findet dadurch über Ihren Internetbrowser zu technischen Betriebs- und Wartungszwecken eine automatische Datenübermittlung an Softgarden statt.

Folgende Daten werden bei Softgarden gespeichert:

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browsertyp und –version
• verwendetes Betriebssystem
• URL der zuvor besuchten Webseite
• Menge der gesendeten Daten
• IP-Adresse des Zugriffs

Diese Daten werden bei Softgarden ausschließlich aus technischen Gründen gespeichert und werden zu keinem Zeitpunkt einer bestimmten Person zugeordnet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Um den Bewerbungsprozess für Sie transparent zu gestalten, können Sie sich außerdem bei unserem Dienstleister, der softgarden e-Recruiting GmbH, einen Account anlegen. Sie können sich so über den Stand Ihres Bewerbungsverfahrens informieren oder ergänzende Bewerbungsunterlagen hochladen.
Dafür bekommen Sie nach Abgabe Ihrer Bewerbungsunterlagen eine automatische E-Mail mit einem Link zum Karriereportal der Covivio, welches von der softgarden e-Recruiting GmbH bereitgestellt wird, zugeschickt. Für die Anmeldung müssen Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse sowie ein Passwort eingeben. Diese Daten werden benötigt, um einen Account im Karriereportal der Covivio für Sie einzurichten und zu verwalten.

Von der Zusendung von besonderen personenbezogenen Daten und Informationen, die in keinem konkreten Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen, sehen Sie bitte ab.
Ihre personenbezogenen Daten wie Ihre Kontakt- und Bewerberdaten (beispiels-weise Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre Adresse, Ihre E-Mail-Adresse und Telefon-nummer, Informationen über Ihre Ausbildung, ihre Sprachkenntnisse und sonstigen Fähigkeiten, Ihren beruflichen Werdegang, Zeugnisse, Noten und Beurteilungen, Testergebnisse, Ihr Foto, Gehaltsvorstellungen oder sonstige private Informationen, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen, verarbeiten wir zur Prüfung Ihrer Bewerbungsunterlagen. Dies umfasst neben der Entscheidung über ein Stellenangebot auch die persönlich mitgeteilten Angaben bei der Durchführung von telefonischen Interviews, persönlichen Vorstellungs- und Bewerbungsgesprächen sowie bei Einstellungstests.

Wir verarbeiten und analysieren von Ihnen hochgeladene Dokumente mittels KI-Technologie, um Lebenslaufdaten zu extrahieren und in eine strukturierte Form zu überführen (sog. „CV-Parsing“). Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist § 26 Abs.1 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO, um ein Beschäftigungsverhältnis anzubahnen und den Bewerbungsprozess so effizient wie möglich zu gestalten.
Für das CV-Parsing nutzen wir den Anbieter Textkernel B.V., Nieuwendammerkade 26 A 5, (1022AB) Amsterdam, Niederlande. Textkernel B.V. ist ein Unterauftragnehmer unseres Dienstleisters softgarden e-Recruiting GmbH. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in unsichere Drittländer erfolgt nicht. Die Datenverarbeitung findet auf einem Server in Deutschland in einer gesicherten Umgebung statt.
Ihre Daten werden nach der Verarbeitung aus dem Zwischenspeicher bei Textkernel gelöscht.

Begleitend zu Ihrer Bewerbung können wir Sie nach einem Interview sowie 3 Monate nach Ihrer Einstellung um die Abgabe Ihres Feedbacks bitten. Wir senden Ihnen dazu einen Einladungslink, der Sie in das Rating-System zur Abgabe des Feedbacks führt. Zweck der Verarbeitung ist die Weiterentwicklung und Optimierung unserer Recruiting- und Bewerbungsprozesse sowie des Unternehmensimages.
Hierzu werden folgende Daten automatisiert verarbeitet:

• Kontaktdaten (Name, E-Mail)
• Positionstitel der Stelle, auf die Sie sich beworben haben
• Standort der Position
• Jobkategorie
• Bewerberkennung

Das Feedback selbst wird anonymisiert in der Datenbank hinterlegt. Ein Personenbezug wird nicht hergestellt. Neben einer Sterne-Bewertung einzelner Fragen haben Sie hier die Möglichkeit, Kommentare zu hinterlassen. Wir bitten Sie ausdrücklich, keine personenbezogenen Daten im Kommentar zu hinterlassen. Die so erhobenen Informationen können zusammen mit Ihrem Feedback auf unserer Bewertungsseite angezeigt.
Die Teilnahme ist rein freiwillig und erfolgt nur mit Ihrem Einverständnis, ohne das die Abgabe des Feedbacks nicht möglich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Es besteht die Möglichkeit, die Jobanzeigen auf verschiedenen sozialen Netzwerken zu teilen. Dafür werden pro Netzwerk unterschiedliche Buttons angeboten. Nach dem Klick auf einen dieser Buttons werden Sie auf die jeweiligen Netzwerke verwiesen und gelangen dort auf deren Anmeldeseiten. Diese Buttons stellen keine Plug-Ins dar und übertragen keine personenbezogenen Daten direkt an die Betreiber der sozialen Netzwerke.
Derzeit können die Stellenanzeigen auf folgenden Sozialen Netzwerken geteilt werden:

• LinkedIn (https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=uno-reg-join-privacy-policy)
• Xing (https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung)
• Facebook (https://de-de.facebook.com/privacy/explanation)
• X (ehemals Twitter) (https://twitter.com/de/privacy)

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zur statistischen Analyse und Reichweitenmessung von Stellenanzeigen.
Unter den angegebenen Links können Sie zudem erfahren, wie die genannten Sozialen Netzwerke Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Wir haben keinen Einfluss auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Sozialen Netzwerke.

Um über neue Stellenangebote informiert zu werden, können Sie das Job-Newsletter abonnieren oder sich auf dem Karriereboard passende Stellen bei uns anzeigen lassen (RSS-Feed). Das Abonnement können Sie durch Angaben zur gewünschten Tätigkeit sowie zum Standort näher definieren.
Für das Abonnement ist zudem die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse erforderlich. Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre Einwilligung in den Erhalt des Newsletters nach Art. 6 Abs.1 lit. a DSGVO. Sie können jederzeit über den Abmeldelink im Newsletter Ihre Einwilligung zum Erhalt des Newsletters widerrufen (Opt-Out).
Über das RSS-Feed selbst werden keine personenbezogenen Daten zur Information über neue Stellenanzeigen verarbeitet.
Ggf. nutzen wir Personaldienstleister für die Besetzung ausgewählter Positionen oder für die zeitlich befristete, projektbezogene Einstellung von Mitarbeiter:innen. Die externen Personaldienstleister übermitteln uns Bewerbungsunterlagen potenzieller Kandidat: innen. Die darin enthaltenen personenbezogenen Daten, die Sie vorab dem Personaldienstleister zur Verfügung gestellt haben, werden intern an den jeweiligen Fachbereich weitergeleitet, der den Auswahlprozess durchführt.
Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsprozesses und des Einstellungsprozesses, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, § 26 Abs. 1 S.1 BDSG neu.

4. Erhebung weiterer Informationen zum/ zur Bewerber: in und Prüfung der Referenzen

Geben Sie in Ihrer Bewerbung Referenzen mit entsprechenden Kontaktdaten an, werden wir Sie möglicherweise um Ihr Einverständnis zur Authentifizierung der angegebenen Informationen bitten, um einen noch differenzierteren Eindruck über Ihre vorangegangenen beruflichen Tätigkeiten gewinnen zu können.
Die Erhebung und Überprüfung der Hintergrundinformationen werden bei uns aufgrund der Einwilligung des Bewerbers/ der Bewerberin i.S.d. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO, § 26 Abs. 2 S. 1 BDSG neu durchgeführt. Greifen wir auf öffentlich zugängliche Quellen zurück (etwa Profile in sozialen Netzwerken), verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG neu. Zudem sind wir nach den europäischen Verordnungen 2580/2001 und 881/2002 gesetzlich verpflichtet, Bewerberdaten vor Einstellung mit den sog. Terrorlisten der Europäischen Union abzugleichen, damit den in der Liste genannten Personen keine Gelder oder andere finanzielle Vermögenswerte bereitgestellt werden.

5. Reisekostenabrechnung bei Bewerber:innen

Wenn Ihnen im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren Reisekosten erstattet werden (dies ist erfolgt nur im Falle einer entsprechenden vorherigen Freigabe), verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, wie Identifikationsdaten (Name), Kontaktdaten (Adresse, E-Mail) und Finanzdaten (Bankverbindung). Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich zum Zweck der Reisekostenerstattung sowie zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG neu.

6. Talentpool

Können wir Ihnen die gewünschte Stelle nicht anbieten oder haben wir auf Ihre Initiativbewerbung keine aktuelle, passende Vakanz, laden Sie aber dennoch in unseren Talentpool ein, um Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt eine andere passende Stelle anbieten zu können, bitten wir Sie vorab um Ihre Einwilligung durch Ausfüllen und Übermittlung eines entsprechenden Formulars. Hierzu verarbeiten wir Ihre Bewerberdaten. Die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung i.S.d. Art.6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO, § 26 Abs. 2 S.1 BDSG neu.

7. Erstellung des Arbeitsvertrags

Sobald ein Anstellungsangebot Ihnen gegenüber ausgesprochen wurde, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihren Arbeitsvertrag zu erstellen. Hierfür verarbeiten wir alle vertragsrelevanten Informationen (etwa Name, Anschrift, Titel, Vertragsbeginn / -ende, Arbeitsort, Gehalt, Bankdaten, Krankenkasse etc.) und leiten diese intern an die verantwortlichen Mitarbeiter:innen des Personalmanagements weiter. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zum Zweck der Erstellung des Anstellungsvertrags auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG neu.
Im Rahmen Ihrer Anstellung verarbeiten wir auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (etwa Ihre Religionszugehörigkeit für die Kirchensteuer) sowie personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten (beispielsweise Ihr polizeiliches Führungszeugnis). Wir verarbeiten diese Daten für die Begründung und Durchführung Ihres Anstellungsvertrags auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 3 S. 1 BDSG neu und Art. 10 S. 1 Alt. 2 DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG neu.

8. Durchführung von Revisionsprüfungen

Bei der Planung und Durchführung von Revisionsprüfungen und ggf. unter Umständen Sonderprüfungen (bei Verdacht auf strafbares Verhalten eines Mitarbeiters/ einer Mitarbeiterin) innerhalb der Covivio Immobiliengruppe im In- und Ausland können Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Entsprechende Verarbeitungen Ihrer Daten finden unter Umständen auch statt, wenn wir Compliance-Programme und -Maßnahmen durchführen.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um unseren gesetzlich festgelegten Pflichten (z.B. Aktiengesetz) nachzukommen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund unserer berechtigten Interessen, die Abläufe und die Effizienz in der Unternehmensgruppe zu überprüfen, Fehlverhalten zu beheben und Betrugsfällen vorzubeugen, ggf. unsere Rechte durchzusetzen und / oder zu verteidigen und Straftaten aufzudecken, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 bzw. 2 BDSG neu.

9. Social Media

a. YouTube

Wir binden auf unserer Webseite YouTube-Videos ein, um Ihnen unseren eigens erstellten Content direkt zur Verfügung stellen zu können. Dabei werden in Teilbereichen eines Browserfensters Inhalte der YouTube-Seite abgebildet. Die YouTube-Videos werden jedoch erst durch gesondertes Anklicken abgerufen. Durch die Einbindung der Videos stellt Ihr Browser automatisch eine Verbindung mit den YouTube-Servern her, sobald Sie eine Seite mit eingebettetem Video aufrufen.
Unsere Videos haben wir im sog. „erweiterten Datenschutzmodus“ eingebunden. Das bedeutet, dass YouTube nicht automatisch Cookies setzt, sobald ein Video eingebunden ist. Vielmehr geschieht das nun nur noch, nachdem Sie ein eingebettetes Video öffnen und so entweder zu anderen Webseiten oder auf die YouTube-Seite weitergeleitet werden. Erst dann werden durch YouTube und andere Google-Dienste Cookies gesetzt. Mit dem Abspielen der Videos stimmen Sie dem Setzen von Cookies und dem damit verbundenen Tracking zu. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit hier ändern und Ihre Einwilligung so ohne die Angabe von Gründen widerrufen. Bitte beachten Sie, dass Sie die eingebetteten Videos nicht aufrufen können, sofern Sie der Verwendung von Cookies nicht zugestimmt haben.
Die Videoplattform YouTube ist Teil der Google LLC. Wir greifen für die hier angebotene Videofunktion auf die technische Plattform und die Dienste der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA zurück. Verantwortlich für die Datenverarbeitung von außerhalb der Vereinigten Staaten lebenden Personen ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie den hier angebotenen Google-Dienst und dessen Funktionen in eigener Verantwortung nutzen. Dies gilt insbesondere für die Nutzung der interaktiven Funktionen (zum Beispiel liken, kommentieren).

Angaben darüber, welche Daten durch Google verarbeitet und zu welchen Zwecken genutzt werden, finden Sie in den Datenschutzhinweisen: https://policies.google.com/privacy

b. LinkedIn und XING

Wir nutzen unsere Social Media-Auftritte, um unser Unternehmen zu präsentieren, als Möglichkeit zur Kontaktaufnahme, zur Mitarbeitendengewinnung und um Informationen bereitzustellen.
Daneben erhalten wir von den Social Media Anbietern Informationen darüber, wie Besucher unsere Social Media Auftritte nutzen. Dazu gehören z.B. Anzahl der Besucher von Seiten, Follower und die Entwicklung dieser Zahl über bestimmte Zeiträume, Altersstruktur, Angaben über die Reichweite von Beiträgen, Wunsch-Arbeitgeber Markierungen.
Diese Informationen sind pseudonymisiert und rein statistischer Natur und können nicht einzelnen Besuchern zugeordnet werden. bWir nutzen diese Informationen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO, um unsere Darstellung und unser Angebot zu verbessern und besser auf die Interessen unserer Besucher und Interessenten eingehen zu können.
Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie die LinkedIn-Seite und ihre Funktionen in eigener Verantwortung nutzen. Dies gilt insbesondere für die Nutzung der interaktiven Funktionen (zum Beispiel Kommentieren oder Bewerten). Angaben darüber, welche Daten durch LinkedIn verarbeitet und zu welchen Zwecken genutzt werden, finden Sie in der Datenschutzerklärung von LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
Die aktuellen Informationen zum Datenschutz bei XING können Sie unter https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung nachlesen.

§4 Aufbewahrung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden Ihre Daten innerhalb von 6 Monaten nach Erhalt der Absage gelöscht.
Für den Fall, dass Sie in die Aufnahme in den Talentpool eingewilligt haben, werden Ihre personenbezogenen Daten und ihr Bewerberprofil so lange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, spätestens jedoch nach 18 Monaten. Im Falle einer Anstellung werden Ihre Daten in unser internes Personal-System übernommen. Hierzu erhalten Sie mit dem Arbeitsvertrag gesonderte Datenschutzhinweise.
Ihre erteilten Einwilligungen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bewahren wir den gesetzlichen Vorschriften entsprechend ab Erlangung und Gebrauchmachung der Einwilligung für die Dauer von fünf Jahren auf.

§5 Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

Wenn Sie sich für eine Stelle bei einem Unternehmen innerhalb der Covivio Immobiliengruppe bewerben, übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an das entsprechende Unternehmen. Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Durchführung Ihrer Bewerbung bei dem entsprechenden Unternehmen auf Grundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG neu. Im Anschluss werden durch dieses Unternehmen der Covivio Immobiliengruppe Ihre Daten auch gem. dieser Datenschutzinformation verarbeitet.
Sofern Sie in die Aufnahme in unseren Talentpool eingewilligt haben, werden Ihre Bewerberdaten an alle Unternehmen der Covivio Immobiliengruppe weitergegeben. Diese Übermittlung erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO, § 26 Abs. 2 S. 1 BDSG neu.
Der Betriebsrat (soweit die personalhaltende Gesellschaft der Covivio-Gruppe, die für die Einstellung in Betracht kommt, über einen solchen verfügt) ist nach den gesetzlichen Vorschriften bei der Besetzung offener Stellen miteinzubeziehen. Möglicherweise ist auch bei der Entscheidung über die Einstellung die Schwerbehindertenvertretung miteinzubeziehen. Diesen Stellen wird dann aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO. § 26 Abs. 1 BDSG i. V. m. § 99 BetrVG oder SchwbG. im erforderlichen Umfang Zugriff auf die Bewerbungsdaten gewährt. Im Rahmen des Bewerbungsprozesses übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an unsere externen Dienstleister (z.B. Hostprovider, Anbieter von Bewerber¬manage¬ment-Systemen, Anbieter von Einstellungs¬tests/Online¬testprogrammen) im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Übermittlung erfolgt zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsprozesses und zur Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, § 26 Abs. 1 S.1 BDSG neu.
Versenden wir Ihren Arbeitsvertrag sowie weitere, mit Ihrer Bewerbung im Zusammenhang stehende Unterlagen postalisch, übermitteln wir Ihre Daten zum Zweck der Anstellung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG an Versanddienstleister.
Darüber hinaus übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nur und insoweit eine gesetzliche Verpflichtung unsererseits zur Weitergabe besteht. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO (z.B. an die Polizeibehörden im Rahmen von Strafermittlungen).

§6 Berechtigte Interessen an der Datenverarbeitung und Widerspruch

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses, geeignete Mitarbeiter:innen zu bekommen und ein effizientes Bewerbermanagement zu führen. Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage dieser berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Wir werden Ihre Daten dann für diese(n) Zweck(e) nicht mehr verarbeiten, sofern nicht unsere schutzwürdigen Interessen überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Sofern Sie der Datenverarbeitung widersprechen, verarbeiten wir Ihre in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

§7 Einwilligung und Widerruf Ihrer Einwilligung

Sofern Sie uns eine Einwilligung für die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten (insbesondere die Aufnahme in den Talent-Pool) erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Der Widerruf Ihrer Einwilligung wirkt für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt. Richten Sie bitte Ihren Widerruf an: bewerbung@covivio.immo.

Sofern Sie Ihre Einwilligung widerrufen, verarbeiten wir Ihre in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

§8 Ihre Rechte

Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Rechte wahrzunehmen. Beispielsweise haben Sie das Recht auf

• Auskunft, welche Daten wir zu Ihrer Person gespeichert haben. Sollten trotz unseres Bemühens um richtige und aktuelle Daten falsche Daten bei uns gespeichert sein, berichtigen wir diese.
• Sie haben ferner das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen; wir kommen diesem Löschverlangen nach, sofern nicht ausnahmsweise ein zur weiteren Verarbeitung berechtigender Fall vorliegt.
• Darüber hinaus können Sie, sofern ein hierzu berechtigter Grund vorliegt, die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Ferner haben Sie das Recht, der Datenverarbeitung zu widersprechen, und das Recht, eine Kopie der Daten zu verlangen und ggf. zu anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen.
• Falls Sie uns für die Verarbeitung Ihrer Daten eine Einwilligung erteilt haben bzw. wenn Sie uns in den Online-Formularen unserer Website in nicht verpflichtenden Feldern Ihre personenbezogenen Daten freiwillig bereitgestellt haben, können Sie die Verarbeitung dieser Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

In allen vorgenannten Fällen richten Sie Ihre Anfrage bitte an datenschutz@covivio.immo

oder postalisch an

Covivio Immobilien GmbH
Essener Straße 66,
46047 Oberhausen

eingetragen im Handelsregister des AG Stuttgart unter HRB 720957
Geschäftsführer: Dr. Daniel Frey, Jochen Humpert, Rainer Langenhorst, Katja Stiefenhöfer

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie ebenfalls unter datenschutz@covivio.immo

Sofern Sie uns gegenüber Ihre Rechte geltend machen, verarbeiten wir Ihre in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.
Unbeschadet Ihrer Rechte können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde für Datenschutz beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch Covivio gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).

Änderungen dieser Datenschutzinformation

Es gelten die Bestimmungen dieser Datenschutzinformation in ihrer, zum Zeitpunkt der Bewerbung gültigen Fassung.
Wir behalten uns vor, den Inhalt dieser Datenschutzinformationen zu ergänzen und zu ändern. Die aktualisierte Datenschutzinformation gilt ab dem Zeitpunkt, in dem sie auf unserer Webseite veröffentlicht wurde.
Wir werden Sie rechtzeitig über diese Änderungen und Ergänzungen auf unserer Webseite informieren. Ihnen wird Gelegenheit gegeben, die geänderte Datenschutzinformation kostenlos einzusehen, auszudrucken und zu speichern.

Data protection information for applicants

Data protection and data security are very important to our company when using our information on career opportunities on our website www.covivio.immo (hereinafter „career website“). We attach great importance to building a relationship with our applicants and thus potential employees that is characterised by trust and mutual benefit. For this reason, it is important to us to inform you which of your personal data we collect when you visit our career information on our website and for what purposes it is used. The legal basis is the EU General Data Protection Regulation (hereinafter referred to as „GDPR“) and the new German Federal Data Protection Act (hereinafter referred to as „BDSG“).

§1 Scope of this data protection information and controller for the processing of your personal data

This data protection information relates exclusively to the processing of personal data by Covivio Immobilien GmbH and the personnel holding companies of the Covivio Group of applicants during their visit to our website and the use of career information, the processing of your application and the implementation and completion of the entire application process.

Joint controllers within the meaning of the GDPR are the

Covivio Immobilien GmbH
Essener Straße 66
46047 Oberhausen

as well as the Covivio Group company that retains the staff and is eligible for recruitment.

These are the following personnel holding companies within the Covivio Group Germany:

Covivio Office Holding
Acopio Facility GmbH & Co. KG

Covivio SA, 18, Avenue François Mitterrand, 57000 METZ, France, as the parent company of the European Covivio Group, is also jointly responsible for applications for certain positions within the Covivio Group Germany (e.g. management positions) where Covivio SA is involved in the selection process.

§2 Definitions

Recipient is a natural or legal person, public authority, agency or another body, to which the personal data are disclosed, whether a third party or not. However, public authorities which may receive personal data in the framework of a particular enquiry in accordance with Union or Member State law shall not be regarded as recipients; the processing of those data by those public authorities shall be in compliance with the applicable data protection rules according to the purposes of the processing.

Personal data is any information relating to an identified or identifiable natural person, i.e. the data subject. An identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person.

The controller is the natural or legal person, public authority, agency or other body which, alone or jointly with others, determines the purposes and means of the processing of personal data. Where the purposes and means of such processing are determined by Union or Member State law, the controller or the specific criteria for its nomination may be provided for by Union or Member State law.

Processing means any operation or set of operations which is performed on personal data or on sets of personal data, whether or not by automated means, such as collection, recording, organisation, structuring, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, restriction, erasure or destruction.

§3 Purposes, legal bases and, if applicable, data categories when processing your personal data

Your personal data will not be used beyond the types of use specified in this data protection declaration. Your personal data will also not be transferred to third parties without your consent, with the exception of the cases described in this privacy policy, unless we are legally obliged to disclose this data or we engage third parties who are obliged to maintain professional secrecy in order to enforce our claims.

1. visit our website

For operational and maintenance purposes and in accordance with the provisions of telemedia law, interaction is recorded („system logs“), which are required for the operation of the website or processed for system security purposes, for example to analyse attack patterns or illegal usage behaviour („evidence function“).
Your internet browser automatically transmits the following data when you access the website:

• Date and time of access,
• Browser type and version,
• operating system used,
• Amount of data sent.
• IP address of the access

This data is not used for direct allocation in the context of applicant management and is deleted again promptly in accordance with the legitimate retention periods, unless longer retention is required for legal or factual reasons, for example for evidence purposes. In individual cases, storage for the aforementioned purposes may be considered. The legal basis is Art. 6 para. 1 lit. f) GDPR and telemedia law.

2. cookies

We store so-called „cookies“ in order to offer you a comprehensive range of functions and to make the use of our websites more convenient. „Cookies are small files that are stored on your computer with the help of your Internet browser. If you do not wish cookies to be used, you can prevent them from being stored on your computer by making the appropriate settings in your Internet browser. Please note that this may restrict the functionality and range of functions of our website.

We set the cookie JSESSIONID on the website as a technically necessary session cookie. This stores a so-called session ID, with which various requests from your browser can be assigned to the joint session. This allows your computer to be recognised when you return to our website. This session cookie is deleted when you log out or close the browser.

For the use of other cookies on our career website, please refer to the cookie information provided there. Here you will find an overview of the cookies set there:

Technically necessary

Necessary cookies help to make a website usable by enabling basic functions such as page navigation and access to secure areas of the website. The website cannot function properly without these cookies.

• Name: Cookie Consent Manager CCM19
• Provider: softgarden e-recruiting GmbH
• Purpose: Used to sa
• Procedure: 1 year
• Link to the privacy policy https://app.softgarden.io/just-hire/data-privacy
• Legal basis: Art. 6 para. 1 s. 1 lit. c GDPR

Preferences

Preference cookies allow a website to remember information that affects the way a website behaves or looks, such as your preferred language or the region you are in.

YouTube

• Name: YouTube video
• Provider: Google Ireland Limited
• Purpose: Show videos; Improvement of the service; Payment; Cloud computing; Session management; Providing a market for labelled data 
• Link to the privacy policy: https://policies.google.com/privacy?hl=en

Social Media

• Name: PREF
• Provider: Google Ireland Limited
• Purpose: This cookie stores your preferences and other information, in particular your preferred language, the number of search results to be displayed on your site and whether or not you wish to have Google’s SafeSearch filter activated. 
• Procedure: 8 months

• Name: VISITOR_INFO1_LIVE
• Provider: Google Ireland Limited
• Purpose: This cookie is set by Youtube to track user preferences for Youtube videos embedded in websites. It can also determine whether the website visitor is using the new or old version of the YouTube interface.
• Procedure:  6 months

• Name: use_hitbox
• Provider: Google Ireland Limited
• Purpose: This cookie increases the „Views“ counter of the YouTube video.
• Procedure: immediately

• Name: YSC
• Provider: Google Ireland Limited
• Purpose: Registers a unique ID to keep statistics on which YouTube videos the user has watched. 
• Procedure: Meeting

Legal basis
EU: Art. 6 para. 1 s. 1 lit. a GDPR
Switzerland: Art. 45c (b) TCA, Art. 17 sentence 1 a) FADP

Place of processing
European Union

3. making contact (get-in-touch), receiving and processing applications (selection procedure)

On our website, we offer you the opportunity to contact us directly by telephone or e-mail. The personal data that you provide to us as part of this contact enquiry will only be used to answer your enquiry or contact you and for the associated technical administration. This data will not be used for any other purpose or passed on to third parties.
We have also directly linked the personal LinkedIn and XING profiles of our recruiting team and some of our employees. We have no influence on data collection and further processing by LinkedIn and Xing, as this is not a profile of the controller.

You can visit our online job portal via our careers website. If you are interested in one of our advertised positions, you can apply directly online via this portal.
For this purpose, we use the applicant management tool of softgarden e-recruiting GmbH, Tauentzienstraße 14, D-10789 Berlin, (hereinafter: Softgarden).
Softgarden, as Covivio’s processor in accordance with Art. 28 GDPR, only provides software and computing capacity and has no other influence on the application process. The contract concluded between Covivio and Softgarden for commissioned data processing ensures compliance with data protection regulations.

The operation of Covivio’s career pages is realised by so-called widgets provided by Softgarden. These processing windows on the application pages establish a direct technical connection to Softgarden as soon as you call up these pages. As a result, data is automatically transmitted to Softgarden via your Internet browser for technical operation and maintenance purposes.

The following data is stored by Softgarden:

• Date and time of access
• Browser type and version
• Operating system used
• URL of the previously visited website
• Amount of data sent
• IP address of the access

This data is stored by Softgarden solely for technical reasons and is not assigned to a specific person at any time. The legal basis is Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. f GDPR.

To make the application process transparent for you, you can also create an account with our service provider, softgarden e-Recruiting GmbH. This allows you to find out about the status of your application process or upload additional application documents. After submitting your application documents, you will receive an automatic e-mail with a link to the Covivio career portal, which is provided by softgarden e-Recruiting GmbH. To register, you will need to enter your name and e-mail address as well as a password. This data is required to set up and manage an account for you in the Covivio career portal.

Please refrain from sending special personal data and information that is not specifically related to your application.
We process your personal data such as your contact and applicant data (for example your first and last name, your address, your email address and telephone number, information about your education, language skills and other abilities, your professional background, certificates, grades and assessments, test results, your photo, salary expectations or other private information that you provide to us as part of your application in order to review your application documents. In addition to the decision on a job offer, this also includes the personal information provided when conducting telephone interviews, personal interviews and job interviews as well as recruitment tests.

We process and analyse documents uploaded by you using AI technology in order to extract CV data and convert it into a structured form (so-called „CV parsing“). The legal basis for the processing is Section 26 (1) BDSG and Art. 6 (1) sentence 1 lit. f) GDPR in order to initiate an employment relationship and make the application process as efficient as possible.
For CV parsing, we use the provider Textkernel B.V., Nieuwendammerkade 26 A 5, (1022AB) Amsterdam, Netherlands. Textkernel B.V. is a subcontractor of our service provider softgarden e-Recruiting GmbH. Personal data is not transferred to unsafe third countries. Data processing takes place on a server in Germany in a secure environment.
Your data will be deleted from Textkernel’s cache after processing.

In addition to your application, we may ask you to submit your feedback after an interview and 3 months after you have been hired. We will send you an invitation link that will take you to the rating system to submit your feedback. The purpose of the processing is the further development and optimisation of our recruiting and application processes as well as the company image.
The following data is processed automatically for this purpose:

• Contact details (name, e-mail)
• Position title of the job you have applied for
• Location of the position
• Job category
• Applicant recognition

The feedback itself is anonymised and stored in the database. No personal reference is made. In addition to a star rating for individual questions, you have the opportunity to leave comments here. We expressly ask you not to leave any personal data in the comments. The information collected in this way can be displayed together with your feedback on our rating page.
Participation is purely voluntary and only takes place with your consent, without which it is not possible to provide feedback. The legal basis is Art. 6 para. 1 lit. a) GDPR.

It is possible to share the job adverts on various social networks. Different buttons are provided for each network. After clicking on one of these buttons, you will be directed to the respective networks and will be taken to their login pages. These buttons are not plug-ins and do not transfer any personal data directly to the operators of the social networks. The job adverts can currently be shared on the following social networks:

• LinkedIn (https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=uno-reg-join-privacy-policy)
• Xing (https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung)
• Facebook (https://de-de.facebook.com/privacy/explanation)
• X (formerly Twitter) (https://twitter.com/de/privacy)

The legal basis is Art. 6 para. 1 lit. f) GDPR for the statistical analysis and reach measurement of job advertisements.
You can also use the links provided to find out how the social networks mentioned process your personal data. We have no influence on the processing of your personal data by the social networks.

To be informed about new vacancies, you can subscribe to the job newsletter or view suitable vacancies on our career board (RSS feed). You can define your subscription in more detail by specifying the desired job and location.
Your email address is also required for the subscription. The legal basis for this is your consent to receive the newsletter in accordance with Art. 6 para. 1 lit. a GDPR. You can revoke your consent to receive the newsletter at any time via the unsubscribe link in the newsletter (opt-out).
No personal data is processed via the RSS feed itself to inform you about new job adverts.
We may use recruitment agencies to fill selected positions or for the temporary, project-related recruitment of employees. The external personnel service providers send us application documents from potential candidates. The personal data contained therein, which you have provided to the recruitment agency in advance, is forwarded internally to the relevant department, which carries out the selection process.
The processing is carried out for the purpose of carrying out the application process and the recruitment process on the basis of Art. 6 Para. 1 S. 1 lit. b) GDPR, § 26 Para. 1 S.1 BDSG new.

4. collection of further information on the applicant and checking of references

If you provide references with corresponding contact details in your application, we may ask for your consent to authenticate the information provided in order to gain an even more differentiated impression of your previous professional activities. The collection and verification of background information is carried out by us on the basis of the applicant‘ s consent within the meaning of Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. a) GDPR, § 26 para. 2 sentence 1 BDSG. If we use publicly accessible sources (such as profiles in social networks), we process your personal data to carry out the application process on the basis of Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. b) GDPR, § 26 para. 1 sentence 1 BDSG new.
In addition, we are legally obliged under European Regulations 2580/2001 and 881/2002 to check applicant data against the European Union’s so-called terror lists prior to recruitment to ensure that no money or other financial assets are made available to persons on the list.

5. travel expense accounting for applicants

If you are reimbursed for travel expenses in connection with the application process (this will only take place if you have given your prior authorisation), we will process your personal data, such as identification data (name), contact data (address, email) and financial data (bank details). Your data will be processed exclusively for the purpose of reimbursing travel expenses and for carrying out the application procedure on the basis of Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. b) GDPR, § 26 para. 1 sentence 1 BDSG new.

6. talent pool

If we are unable to offer you the desired position or if we do not have a current, suitable vacancy in response to your unsolicited application, but nevertheless invite you to join our talent pool in order to be able to offer you another suitable position at a later date, we will ask for your consent in advance by completing and submitting a corresponding form. We process your applicant data for this purpose. The processing of your applicant data is based on your consent within the meaning of Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. a) GDPR, § 26 para. 2 sentence 1 BDSG new.

7. preparation of the employment contract

As soon as an offer of employment has been made to you, we process your personal data in order to draw up your employment contract. For this purpose, we process all contract-relevant information (such as name, address, title, start/end of contract, place of work, salary, bank details, health insurance, etc.) and forward this internally to the responsible HR management employees. Your data is processed for the purpose of drawing up the employment contract on the basis of Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. b) GDPR, § 26 para. 1 sentence 1 BDSG new.
As part of your employment, we also process special categories of personal data (such as your religious affiliation for church tax purposes) and personal data relating to criminal convictions and offences (such as your police clearance certificate). We process this data for the establishment and execution of your employment contract on the basis of Art. 9 para. 2 lit. b) GDPR, Section 26 para. 3 sentence 1 BDSG new and Art. 10 sentence 1 alt. 2 DS-GVO, § 26 para. 1 p. 1 BDSG new.

8. performance of audits

Your personal data may be processed during the planning and execution of audits and, if necessary, special audits (in the event of suspected criminal behaviour by an employee) within the Covivio Real Estate Group in Germany and abroad. Corresponding processing of your data may also take place if we implement compliance programmes and measures.
We process your personal data in order to fulfil our statutory obligations (e.g. German Stock Corporation Act) on the basis of Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. c) GDPR. In addition, we process your personal data on the basis of our legitimate interests in reviewing the processes and efficiency in the group of companies, remedying misconduct and preventing fraud, enforcing and/or defending our rights where necessary and detecting criminal offences, on the basis of Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. f) GDPR, Section 26 para. 1 sentence 1 or 2 BDSG new.

9. social media

a. YouTube

We embed YouTube videos on our website in order to make our specially created content directly available to you. Content from the YouTube page is displayed in parts of a browser window. However, the YouTube videos are only called up by clicking on them separately. By embedding the videos, your browser automatically establishes a connection with the YouTube servers as soon as you call up a page with an embedded video.
We have integrated our videos in the so-called „extended data protection mode“. This means that YouTube does not automatically set cookies as soon as a video is embedded. Rather, this now only happens after you open an embedded video and are redirected either to other websites or to the YouTube page. Only then are cookies set by YouTube and other Google services. By playing the videos, you consent to the setting of cookies and the associated tracking. The legal basis is Art. 6 para. 1 lit. a GDPR (consent). You can change your cookie settings here at any time and revoke your consent without giving reasons. Please note that you will not be able to view the embedded videos if you have not consented to the use of cookies.
The YouTube video platform is part of Google LLC. We use the technical platform and services of Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA for the video function offered here. Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland, is responsible for the data processing of persons living outside the United States
We would like to point out that you use the Google service offered here and its functions on your own responsibility. This applies in particular to the use of the interactive functions (e.g. liking, commenting).

Information about which data is processed by Google and for what purposes can be found in the data protection information: https://policies.google.com/privacy

b. LinkedIn and XING

We use our social media presence to present our company, as a way of making contact, recruiting employees and providing information.
We also receive information from the social media providers about how visitors use our social media presence. This includes, for example, the number of visitors to pages, followers and the development of this number over certain periods of time, age structure, information on the reach of posts, desired employer markings.
This information is pseudonymised and purely statistical in nature and cannot be attributed to individual visitors. We use this information on the basis of our legitimate interest pursuant to Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. f) GDPR in order to improve our presentation and our offer and to better respond to the interests of our visitors and interested parties.
We would like to point out that you use the LinkedIn page and its functions at your own risk. This applies in particular to the use of the interactive functions (e.g. commenting or rating). Information about which data is processed by LinkedIn and for what purposes it is used can be found in LinkedIn’s privacy policy: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
You can find the latest information on data protection at XING at https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung.

§4 Storage and deletion of your personal data

Once the selection process has been completed, your data will be deleted within 6 months of receipt of the rejection.
In the event that you have consented to being included in the talent pool, your personal data and applicant profile will be stored until you withdraw your consent, but after 18 months at the latest. If you are hired, your data will be transferred to our internal HR system. You will receive separate data protection information on this with your employment contract.
We will retain your consent to the processing of your personal data for a period of five years from the date of obtaining and using your consent in accordance with the statutory provisions.

§5 Categories of recipients of personal data

If you apply for a position at a company within the Covivio Real Estate Group, we will transfer your personal data to the relevant company. The transfer of your personal data takes place for the purpose of processing your application to the relevant company on the basis of Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. b) GDPR, § 26 para. 1 sentence 1 BDSG new. Your data will then also be processed by this company of the Covivio Real Estate Group in accordance with this data protection information. If you have consented to being included in our talent pool, your applicant data will be passed on to all companies in the Covivio property group. This transfer is based on your consent within the meaning of Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. a) GDPR, § 26 para. 2 sentence 1 BDSG new.
The works council (insofar as the Covivio Group company holding the personnel, which is being considered for recruitment, has one) must be involved in the filling of vacancies in accordance with the statutory provisions. The representative body for severely disabled employees may also have to be involved in the recruitment decision. These bodies are then informed of Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. c) GDPR. § Section 26 (1) BDSG in conjunction with Section 99 BetrVG or SchwbG. to the extent necessary. As part of the application process, we transfer your personal data to our external service providers (e.g. host providers, providers of applicant manage ment systems, providers of recruitment tests/online test programmes) as part of order processing in accordance with Art. 28 GDPR. The transfer takes place for the purpose of carrying out the application process and for the initiation of an employment relationship, on the basis of Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. b) GDPR, § 26 para. 1 sentence 1 BDSG new. If we send your employment contract and other documents related to your application by post, we will transmit your data to mailing service providers for the purpose of employment on the basis of Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. b) GDPR, § 26 para. 1 sentence 1 BDSG.
Beyond this, we will only transfer your personal data if and insofar as we are legally obliged to do so. The transfer takes place on the basis of Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. c) GDPR (e.g. to the police authorities in the context of criminal investigations).

§6 Legitimate interests in data processing and objection

We process your personal data on the basis of our legitimate interest in recruiting suitable employees and conducting efficient applicant management. Insofar as we process your personal data on the basis of these legitimate interests (Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. f) GDPR), you have the right to object to the processing of your personal data at any time for reasons arising from your particular situation. We will then no longer process your data for this/these purpose(s), unless our legitimate interests prevail or the processing serves the establishment, exercise or defence of legal claims.
If you object to data processing, we will process your personal data collected in this context to respond to your enquiry. The processing of your personal data is carried out to fulfil a legal obligation on the basis of Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. c) GDPR.

§7 Consent and revocation of your consent

If you have given us your consent to process your personal data (in particular for inclusion in the talent pool), you can withdraw this consent at any time. The revocation of your consent is effective for the future. The lawfulness of the processing of your personal data up to the time of revocation remains unaffected. Please send your cancellation to: bewerbung@covivio.immo.

If you withdraw your consent, we will process your personal data collected in this context to respond to your enquiry. The processing of your personal data is carried out to fulfil a legal obligation on the basis of Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. c) GDPR.

§8 Your rights

You have the option of exercising various rights. For example, you have the right to

• Information about which personal data we have stored about you. If, despite our endeavours to store correct and up-to-date data, we have stored incorrect data, we will correct it.
• You also have the right to request the erasure of your data; we will comply with this request for erasure unless there is an exceptional case that justifies further processing.
• In addition, you may request the restriction of processing if there is a legitimate reason for doing so.
• Furthermore, you have the right to object to the data processing and the right to request a copy of the data and, if necessary, to have it transferred to other responsible parties.
• If you have given us your consent to process your data or if you have voluntarily provided us with your personal data in non-mandatory fields in the online forms on our website, you can revoke the processing of this data at any time with effect for the future.

In all of the above cases, please address your enquiry to datenschutz@covivio.immo

or by post to

Covivio Immobilien GmbH
Essener Straße 66,
46047 Oberhausen

Registered in the commercial register of the Stuttgart District Court under HRB 720957
Managing directors: Dr Daniel Frey, Jochen Humpert, Rainer Langenhorst, Katja Stiefenhöfer

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